Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat
dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat
yang terdapat di kantor tersebut, baik surat yang masuk maupun surat yang
keluar.
Surat masuk adalah surat yang
diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang/dari
suatu organisasi. Sedangkan surat keluar adalah surat yang dikeluarkan suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perorangan
maupun kelompok.
A.
Sistem
pengurusan surat masuk dan surat keluar
Pengurusan surat masuk dan surat keluar dapat dilakukan dengan beberapa
cara, yaitu sebagai berikut :
1.
Sistem
buku agenda (sistem tradisional)
2.
Sistem
kartu kendali (sistem pola baru modern)
3.
Sistem
Takah (Tata naskah) di gunakan di lingkungan TNI
B.
Pengurusan
surat masuk dan surat keluar sistem buku agenda
1.
Pengurusan
surat masuk sistem buku agenda
a)
Penerimaan
surat
Penerimaan
surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depat kantor
(front office) seperti satpam dan resepsionis (receptionist).
Tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti
ketetapan alamat dan menandatangani bukti pengiriman surat bahwa surat sudah
diterima.
b)
Penyortiran
surat
Setelah surat
di terima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang
dituju. Ada dua pola penyortiran pada bagian penerimaan surat, yaitu
penyortiran berdasarkan alamat tujuan (untuk bagian apa surat ditujukan), lalu
penyortiran jenis surat dilihat dari amplopnya dengan ciri khusus.
c)
Pencatatan
surat
Pencatatan
dilakukan dengan menggunakan buku agenda . pencatatan ini sangat penting
dilakukan, karena dengan demikian dapat diketahui volume surat masuk setiap
hari, minggu, bulan dan tahun. Pencatatan juga memudahkan dalam penyimpanan,
sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.
d)
Pengarahan
surat
Pengarahan
surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat
berkaitan dengan masalah surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan,
karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat
tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan
menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut. Lembar disposisi adalah
lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses
tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain.
e)
Penyampaian
surat
Saat surat
tersebut diberikan kepada orang yang ditunjuk, maka penerima
harusmenandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.
Buku ekspedisi
ada dua macam, yaitu :
1)
Buku
ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan
organisasi/perusahaan sendiri.
2)
Buku
ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/
pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.
f)
Penyimpanan
surat
Jika surat
selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha
untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem
abjad, sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
2.
Pengurusan
surat keluar sistem buku agenda
a)
Pembuatan
konsep
Pembuatan
konsep dapat dilakukan secara :
1)
Sentralisasi : dipusatkan pada unit
tertentu
2)
Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh :
1)
Atasan
atau pimpinan
2)
Orang
yang ditunjuk (konseptor)
Agar ada keseragaman dalam pembuatan
konsep surat. Sebaiknya konsep surat ditulis di lembar konsep surat agar lebih
rapi dan memudahkan dalam membuat konsep surat serta mencegah ada informasi
yang tertinggal.
b)
Persetujuan
konsep
Jika konsep surat dibuat oleh
konseptor/bawahan, maka konsep tersebut harus mendapat persetujuan dari
pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep tersebut sudah sesuai atau
perlu diperbaiki atau dikoreksi.
c)
Pencatatan
surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan
persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat
keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan
nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang
berlaku di kantor tersebut.
d)
Pengetikan
konsep surat
Konsep surat yang telah mendapatkan
persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya diserahkan kepada
juru tik untuk diketik dengan rapi.
e)
Pemeriksaan
pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikan
sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan
pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun.
f)
Penandatangan
surat
Setelah surat diketik dengan rapi,
maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan
membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.
g)
Pemberian
cap dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh
penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya
surat. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan
menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.
h)
Melipat
surat
Surat yang asli dikirim ke alamat
yang dituju dengan dilipat secara rapi dengan menggunakan aturan melipat surat.
Sementara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa
dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet.
i)
Penyampulan
surat
Surat yang telah dilipat rapi
selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan
dengan lem secara rapi. Perhatikan hal-hal berikut :
1)
Gunakan
kop surat juga untuk sampul surat.
2)
Cantumkan
nomor surat bila diperlukan.
3)
Jika
sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada
sampul sebelah kiri.
4)
Perangko
secukupnya
j)
Pengiriman
surat
Hal yang perlu diperhatikan dalam
menggunakan jasa pengiriman surat, antara lain sebagai berikut :
1)
Jenis
surat.
2)
Informasi
yang tercantum dalam surat.
3)
Tujuan/alamat
surat.
4)
Volume/banyaknya
surat.
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut :
1)
Melalui
kurir.
2)
Melalui
pos, perusahaan jasa pengiriman.
3)
Melalui
faksimile.
4)
Melalui
internet
k)
Penyimpanan
surat
Surat yang asli dikirimkan kepada
alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan.
Catatan :
1)
Setiap
surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang dituju, dan
lembar ke-2 untuk arsip.
2)
Apabila
alamat/orang yang dituju jumlahnya banyak, maka dapat diperbanyak dengan mesin
pengganda, sedangkan yang asli untuk arsip dan salinannya untuk alamat yang
dituju.
C.
Pengurusan
surat masuk dan surat keluar sistem kartu kendali
Kartu
kendali adalah lembar isisan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan
surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Perlu
diperhatikan, bahwa yang dicatat dalam kartu kendali tersebut hanya surat masuk
dan surat keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang
sifatnya biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa.
1.
Prosedur
pengurusan surat masuk dan surat keluar yang bersifat biasa
a)
Pengurusan
surat masuk biasa
Langkah-langkah pengurusan surat
masuk biasa adalah sebgai berikut :
1)
Surat-surat
masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak dicatat dalam lembar
pengantar surat biasa rangkap 2.
2)
Setelah
dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar
pengantarnya.
3)
Unit
pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1
dikembalikan kepada pencatat.
b)
Pengurusan
surat keluar biasa
Langkah-langkah pengurusan surat
keluar biasa adalah sebagai berikut :
1)
Unit
pengolah
Unit pengolah mencatat surat keluar
biasa dalam dua lembar pengantar surat biasa, kemudian surat asli, lembar
pengantar (lembar 1 dan lembar 2), tembusan diteruskan ke pencatat surat unit
kearsipan.
2)
Pencatatan
surat
Pencatat surat menerima surat,
tembusan dan lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan lembar 2), kemudian
memberi cap stempel tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan
dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah.
2.
Prosedur
pengurusan surat masuk dan surat keluar yang bersifat rahasia
a)
Pengurusan
surat masuk rahasia
Langkah-langkah pengurusan surat
masuk rahasia adalah sebagai berikut :
1)
Surat
rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
2)
Pencatat
mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia
(rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
3)
Pengarah
surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit
pengolah.
4)
Pimpinan
unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
5)
Pimpinan
unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1
dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip.
b)
Pengurusan
surat keluar rahasia
Langkah-langkah pengurusan surat
keluar rahasia adalah sebagai berikut :
1)
Surat
rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh seseorang yang ditunjuk
langsung oleh pimpinan berikut tembusannya.
2)
Surat
tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1 dan 2) diserahkan kepada
pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada ekspeditor untuk dikirim dan
lembar pengantar 1 diserahkan kepada penata arsipmdan lembar pengantar 2 kepada
unit pengolah.
Good:(
BalasHapus