macam-macam personil kantor

macam-macam personil kantor

MACAM-MACAM PERSONIL KANTOR

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, personil dapat diartikan sebagai pegawai, anak buah atau awak. Ada yang mengatakan personil kantor sebagai karyawan, pegawai negeri, pegawai swasta, karyawan tetap, ataupun karyawan honorer.

1.            Pegawai Negeri, yaitu pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah.

2.             Pegawai Swasta, yaitu pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut.

3.             Pegawai Tetap, yaitu pegawai yang telah diangkat secara resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta.

4.             Pegawai Honorer, yaitu pegawai tidak tetap dan belum memiliki status, gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan. Personil kantor merupakan aparat organisasi dan alat atau sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi, karena personil kantor mengelola informasi-informasi yang diperlukan bagi berjalannya kegiatan organisasi.

1.1.1   Macam-Macam Personil Kantor

1.    Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.    Manajer adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3.    Staf adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan kantor.

4.    Worker atau pegawai adalah para karyawan yang langsung digerakkan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehari-hari.

1.1.2   Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil kantor akan sangat tergantung pada jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor tersebut. Jika kantornya kecil maka kegiatan administrasi dapat dilakukan oleh seorang sekertaris. Jika kantornya besar maka kegiatan administrasinya dibagi menjadi beberapa unit tersendiri yang masing-masing memiliki tanggung jawab dan tugas yang berbeda.

Secara umum ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil kantor, yaitu sebagai berikut:

1.    Direktur, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.

2.    Administrator, bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan surat masuk serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.

3.    Bagian keuangan, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk.

4.    Sekertaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar.

5.    Penerima Tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, juga melayani telepon masuk dan telepon keluar. Personil kantor yang terampil adalah personil yang dapat bekerja sesuai dengan standart/ukuran-ukuran yang telah ditentukan, artinya personil tersebut dapat bekerja sesuai dengan mutu, jumlah dan waktu yang telah ditetapkan.

(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 68)

1.1.3   Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

1.1.3.1  Analisis Jabatan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, analisis adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya. Sedangkan analisis jabatan merupakan suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis jabatan merupakan pedoman untuk penerimaan dan penetapan karyawan serta pedoman kegiatan lainnya dalam mutasi, dan syarat lingkungan kerja.

Manfaat analisis jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Selain itu, analisa jabatan juga berguna untuk:

a.    Perekrutan dan seleksi karyawan

b.    Kompensasi gaji karyawan

c.    Evaluasi jabatan

d.   Penilaian prestasi kerja karyawan

e.    Pelatihan

f.     Promosi dan pemindahan karyawan

g.    Organisasi

h.    Memperkaya pekerjaan

i.      Menyederhanakan pekerjaan

j.      Penempatan karyawan

 

1.1.3.2  Rekrutmen

Setelah menetapkan karakter atau ciri-ciri personil yang akan dibutuhkan, maka perusahaan akan berusaha untuk mendapat personil yang dibutuhkan sesuai dengan kualitas dan kuantitas melalui proses rekrutmen.

Rekrutmen adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik swasta maupun pemerintah.

A.  Penentuan Dasar Rekruitmen

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi harus diuraikan secara jelas dan terperinci sehingga pelamar mengetahui spesifikasi apa saja yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada tersebut. Misalnya, tingkat pendidikan, batas usia, jenis kelamin, latar belakang pendidikan, ketrampilan dan kemampuan yang dimiliki. Dengan demikian jika spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar penentuan rekrutmen, maka karyawan yang diterima akan sesuai dengan uraian pekerjaan dan jabatannya.

B.  Penentuan Sumber-Sumber Rekrutmen

Sumber perekrutan untuk calon tenaga kerja biasanya melalui sumber internal dan eksternal perusahaan.

1)   Sumber Internal, merupakan tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru.

Ø Keunggulan sumber internal

a)    Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi.

b)   Loyalitas karyawan menjadi lebih besar terhadap perusahaan

c)    Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan

d)   Waktu perekrutan relatif singkat

Ø Kelemahan sumber internal

a)    Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan

b)   Kurang adanya wibawa bagi karyawan yang dimutasikan

2)   Sumber Eksternal, merupakan tenaga kerja yang akan mengisi suatu lowongan kerja yang diambil dari luar perusahaan, antara lain melalui sebagai berikut:

a.    Pelamar datang sendiri

b.    Kantor dinas tenaga kerja

c.    Lembaga-lembaga pendidikan

d.   Pemuatan iklan

e.    Referensi seseorang

f.     Mengambil dari persahaan lain

g.    Nepotisme

Ø Keunggulan sumber internal

a)    Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik

b)   Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru