1.   JENIS PEKERJAAN YANG DIKERJAKAN BERHUBUNGAN DENGAN DOKUMEN

MACAM-MACAM PEKERJAAN KANTOR

Ada dua pekerjaan kantor,yaitu :

1. Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan tulis-menulis ,seperti :

·                     Pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat keluar

·                     Penyimpanan surat (kearsipan)

·                     Pengetikan

·                     Pengurusan kepegawaian

·                     Penguruan keuangan

·                     Pengurusan perlengkapan

·                     Penggandaan

·                     Pembuatan laporan

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

      dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

A.Mengumpulkan / meghimpun ,

yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.

B.Mencatat,

yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.

C.Mengolah,

yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam   bentuk yang lebih berguna.

D.Menggandakan,

yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

E.Menyimpan,

yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis danaman.

F.Pengelompokan Pekerjaan Kantor  di atas,

merupakan tugas-tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal,grafik, dan chard.

 

Pekerjaan Tulis-menulis.

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja,prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bilamana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta,besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak luar / masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi / hubungan lebih luas.Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor

Di masyarakat luas pekerjaan kantor biasanya juga disebut sebagai tatausaha. Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:
1. Menghimpun : Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan.
2. Mencatat : Merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3. Mengolah : Merupakan macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan : Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim : Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lainnya
6. Menyimpan : Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.
2. Membuat rekening
3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik
4. Menyimpan warkat
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.
6. Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat pos
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat
8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapus pekerjaan yang tidak perlu.
10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.

 

Macam-macam Pekerjaan Kantor
Pada dasarnya macam-macam ada dua macam pekerjaan kantor, yaitu :
Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya :
1) Pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat keluar
2) Penyimpanan surat (kearsipan)
3) Pengetikan
4) Pengurusan kepegawaian
5) Penguruan keuangan
6) Pengurusan perlengkapan
7) Penggandaan

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor 

Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :

1.      Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.

Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.

2.      Mencatat

Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.

Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

3.      Mengolah

Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.

Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.

4.      Menggandakan

Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll

5.      Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.

Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat

6.      Menyimpan

Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan

7.      Melakuan Komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.

Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting

8.      Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.

Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan

2.   JENIS PEKERJAAN YANG DIKERJAKAN DENGAN PERANGKAT LUNAK

Pada bahasan ini, akan diuaraikan secara singkat mengenai software/perangkat lunak, khususnya perangkat lunak aplikasi yang lazim digunakan di lingkungan perkantoran.

Perangkat lunak adalah istilah umum untuk data yang diformat dan disimpan secara digital, termasuk program komputer, dokumentasi, dan berbagai informasi yang bisa dibaca dan ditulis oleh komputer. Dengan kata lain, perangkat lunak merupakan bagian sistem komputer yang tidak berwujud.

Perangkat lunak aplikasi (software aplication) merupakan perangkat lunak yang siap digunakan untuk keperluan tertentu. Perangkat lunak aplikasi merupakan bagian perangkat lunak yang sangat banyak dijumpai dan terus berkembang. Sebelum tahun 1990-an aplikasi yang dikenal yaitu pengolah kata (Word Star, Chi Write), pemroses tabel (Lotus 123, Quatro Pro), database (DBASE), dan hiburan (game). Pada perkembangannya pengolah kata, tabel dan database saat ini telah dibundel menjadi aplikasi office dengan tambahan aplikasi untuk pembuatan presentasi.

Beberapa aplikasi yang digabung bersama menjadi suatu paket disebut sebagai suatu paket atau suit aplikasi (application suite). Contohnya adalah Microsoft Office dan OpenOffice.org, yang menggabungkan suatu aplikasi pengolah kata, lembar kerja, serta beberapa aplikasi lainnya. Aplikasi-aplikasi dalam suatu paket biasanya memiliki antarmuka pengguna yang memiliki kesamaan sehingga memudahkan pengguna untuk mempelajari dan menggunakan tiap aplikasi. Sering kali, mereka memiliki kemampuan untuk saling berinteraksi satu sama lain sehingga menguntungkan pengguna. Contohnya, suatu lembar kerja dapat dibenamkan dalam suatu dokumen pengolah kata walaupun dibuat pada aplikasi lembar kerja yang terpisah. Contoh Suit Aplikasi antara lain Microsoft Office 2010 dan OpenOffice.org 3

Aplikasi perangkat lunak yang banyak dipergunakan di kantor-kantor dewasa ini adalah Microsoft Office. Edisi terbaru dari Microsoft Office adalah Microsoft Office 2010. Tentunya kita sudah tidak asing lagi dengan software aplikasi ini. Namun yang perlu diperhatikan adalah keaslian dari software yang kita gunakan, sebab banyak sekali ditemui penggunaan aplikasi yang tidak memiliki lisensi yang asli atau bajakan. Padahal, berdasarkan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2002 tentang Hak Cipta penggunaan software aplikasi bajakan jelas dilarang. Oleh karenanya, kita harus memiliki lisensi yang asli untuk menggunakan sebuah software aplikasi.

Alternatif solusi dari permasalahan di atas, selain membeli software yang asli kita bisa menggunakan software aplikasi yang gratis (open source). Kita bebas menggunakan, mengembangkan, menggandakan, dan mendistribusikan open source software tanpa akan dipidanakan karena melanggar undang-undang hak cipta.

Perangkat lunak aplikasi membuat kita dapat mengerjakan tugas tertentu seperti memecahkan masalah, mengerjakan tugas, atau sekedar mencari hiburan. Perangkat lunak aplikasi ini terbagi atas beberapa kelompok, yaitu:

1. Office Application
2. Multimedia Application
3. Internet Application

Contoh aplikasi perangkat lunak perkantoran yang banyak digunakan beserta kegunaannya antara lain sebagai berikut.

1.       Aplikasi Pengolah Kata (Word Processing)

Pengolah kata umum digunakan untuk menggantikan tugas pengetikan yang sering dilakukan. Selain dapat melakukan format pengetikan seperti penomoran, pengaturan spasi, margin (jarak pinggir kertas), jenis huruf (font), pengolah kata juga dapat melakukan proses pengecekan kata bahkan kalimat. Bahkan kita dapat menggunakan fungsi otomatis seperti membuat daftar isi, daftar table, daftar gambar, dan daftar pustaka secara otomatis melalui style and formatting, caption, dan citation.

Jenis pekerjaan perkantoran yang lazim menggunakan aplikasi pengolah kata antara lain pembuatan proposal, laporan, makalah, surat, memo, notula rapat, dan sebagainya.

Contoh aplikasi pengolah kata versi terbaru antara lain Microsoft Office Word 2010 dan OpenOffice.org Writer 3/Text Document.

2.       Aplikasi Lembar Kerja/Tabel (Spreadsheet)

Pengolah tabel biasanya digunakan untuk melakukan perhitungan yang menggunakan tabel (tabulasi). Fungsi standar yang digunakan adalah penjumlahan di suatu range dalam baris atau kolom tertentu, atau fungsi lainnya seperti pengurangan, pencarian nilai rata-rata, maksimal, minimal, atau fungsi statistik lainnya serta dapat digunakan untuk mengolah, mengurut, dan menyaring data melaui fungsi lookup, sort, dan filter. Automasi pengolahan dapat dilakukan dengan menggunakan macro, misalnya fungsi untuk mengkonversi bilangan dari angka menjadi huruf.

Pekerjaan perkantoran yang lazim menggunakan aplikasi lembar kerja antara lain penyusunan laporan keuangan, kas kecil, pengolahan data karyawan, dan pekerjaan lain yang membutuhkan tabulasi dengan fungsi perhitungan.

 

Contoh aplikasi spreadsheet versi terbaru adalah Microsoft Office Excel 2010 dan OpenOffice.org Calc 3/Spreadsheet.

3.       Aplikasi Presentasi (Presentation)

Dalam menyampaikan sebuah presentasi, biasanya kita menggunakan Overhead Projector (OHP). Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, penggunaan OHP mulai digantikan oleh komputer dan LCD Projector. Perangkat ini bertujuan memberi kemudahan kepada kita dalam menyampaikan sebuah presentasi. Untuk membuat naskah presentasi tersebut, digunakan perangkat lunak presentasi. Keuntungan dari penggunaan perangkat ini adalah memudahkan kita dalam mengedit atau merubah naskah presentasi. Selain itu, kita bisa menambahkan desain dan animasi yang menarik dalam presentasi kita

 

Contoh aplikasi presentasi versi terbaru adalah Microsoft Office PowerPoint 2010 dan OpenOffice.org Impress 3/Presentation.

4.       Aplikasi Pengolah Basis Data (Database)

Contoh software aplikasi basis data adalah Microsoft Office Access 2010 dan OpenOffice.org Database 3. dengan software ini kita dapat membuat sebuah data base seperti data karyawan, data siswa, data penjualan, dan lain-lain secara terintegrasi.

Contoh aplikasi basis data Microsoft Office Acces

5.       Aplikasi Pengolah Gambar Sederhana (Picture Manager)

Untuk mengolah gambar secara sederhana kita dapat menggunkan aplikasi Microsoft Office Picture Manager atau OpenOffice.org Drawing.

 

6.      Aplikasi Pengelola Surat Elektronik, Jadwal, Rapat, dan Program Kerja (e-Mail, Schedule, Meeting, and Task Manager)

Pekerjaan perkantoran erat kaitannya dengan surat-menyurat, penyusunan jadwal kegiatan, agenda kegiatan pimpinan, penyelenggaraan rapat, dan penyusunan program kerja. Pekerjaan-pekerjaan tersebut dapat dilakukan secara otomatis dengan menggunakan software aplikasi Microsoft Office Outlook atau kita dapat menggunakan Evolution Mail & Calendar untuk software open source-nya.

 

7.       Aplikasi Multimedia

Aplikasi multimedia diperlukan untuk mendukung suasana kerja yang menyenangkan. Software ini juga diperlukan untuk mendukung sebuah presentasi. Yang termasuk dalam kategori aplikasi ini antara lain pemutar musik dan pemutar video. Contoh aplikasi multimedia antara lain Windows Media Player, Winamp, atau kita dapat menggunakan iTune dan Quicktime dalam versi gratisnya.

8.       Aplikasi Internet

Perangkat lunak yang berhubungan dengan internet sangat berkaitan dengan aplikasi internet. Aplikasi Internet adalah protokol yang digunakan untuk berhubungan antara satu orang atau mesin dengan pihak lain yang berjauhan. Aplikasi internet akan menyangkut dua sisi, yaitu sisi penyedia (server) atau sisi pengguna (client). Contoh aplikasi internet dan perangkat lunak dari sisi pengguna yang umum di gunakan adalah:

a)       Bowser

Browser digunakan untuk membuka dan melihat sebuah halaman web. Berbagai informasi dapat kita perelah dari jutaan web-site yang ada di dunia ini. Contoh dari browser yang sering digunakan antara lain Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, dan Safari.

b)      E-mail

E-mail merupakan aplikasi surat menyurat di internet. Setiap orang memiliki alamat e-mail, dan bisa saling bertukar dokumen satu sama lain. Contoh perangkat lunaknya adalah Outlook Express dan Evolution Mail.

c)       Messenger

Messenger digunakan untuk berkomunikasi (chatting) antara satu orang atau lebih (conference). Selain komunikasi melalui teks (message), juga bisa melalui suara (voice) dan video (webcam). Contoh aplikasi messenger antara lain Yahoo Messenger.