Penanganan surat dapat di
bedakan menjadi 2 macam yang pertama adalah penanganan surat sistem buku agenda, dan penanganan surat
sistem kartu kendali. Berikut ini akan kita bahas mengenai penanganan sistem
karu kendali. Penanganan surat sistem kartu kendali merupakan sistem pola baru,
dimana sistem ini dikembangkan sejak tahun 1972, sebagai hasil penelitian yang
diciptakan Arsip Nasional Ri (ANRI) bekerja sama dengan Lembaga Administrasi
Negara (LAN). Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintah yang volume
kegiatan persuratannya sangat banyak.
Pengertian kartu kendali
Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah.
Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut.
- Alat pengendali surat
masuk dan keluar
- Alat pelacak surat
- Arsip pengganti bagi
surat-surat yang masih dalam proses
- Sebagai pengganti buku
agenda dan buku ekspedisi
Keuntungan menggunakan kartu kendali
- Lebih efisien dibanding buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
- Menghilangkan pencatatan berulang
- Mudah melacak lokasi surat yang diproses
- Memudahkan penyusunan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat. Untuk mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting, rahasia, biasa dapat dilihat sebagai berikut.
Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut
- Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
- Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
- Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.
Ciri-ciri
surat biasa adalah sebagai berikut.
- Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
- Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
- Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
Jika petugas penilai surat
ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada
atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.
Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.
Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.
- Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
- Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
A. Prosedur surat masuk penting sistem kartu kendali
Berikut ini akan dijelaskan prosedur penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali.
1. Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.
Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.
- Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
- Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
- Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
- Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
2.
Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.
Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.
Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.
Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.
Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.
- Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
- Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada kartu kendali.
- Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian KK I diserahkan ke penata arsip.
- Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit kertas, dan mengarahkannya ke pengarah surat.
Berikut contoh kartu
kendali
|
|||||||||||||||||||||
|
kartu
kendali
|
|||||||||||||||||||||
Kolom kartu kendali:
Indeks : Diisi indeks surat
Kode : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
Tanggal : Diisi tanggal terima surat
No urut : Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
M / K : Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
Perihal : Diisi hal surat
Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat
Lampiran : Lampiran surat
Dari : Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
Kepada : Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
Tanggal surat: Diisi tanggal surat
No surat : Diisi nomor surat
Pengolah : Diisi unit pengolah
Paraf : Diisi paraf pengolah surat
3. Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai berikut.
- Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III, serta memaraf KK III sebagai bukti surat sudah diterima.
- Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
- Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
- Mengambil kartu kendali II dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
- Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit pengolah/unit kerja.
- Menerima Surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar KK II dengan KK III
- Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata arsip/arsiparis, dan menukar KK III dengan KK I.
4.
Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian berikut.
Tata usaha unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian berikut.
Tata usaha unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.
- Menerima surat dan kartu kendali III serta memarafnya sebagai bukti hahwa surat sudah diterima.
- Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 serta KK III untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
- Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
- Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. Surat asli dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan ke pelaksana surat.
- Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali II, sebagai bukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.
Pimpinan
unit pengolah.
Tugasnya adalah sebagai berikut.
- Menerima surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II dari tata usaha unit pengolah
- Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
- Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II kepada tata usaha unit pengolah.
Pelaksana. Tugasnya adalah sebagai
berikut.
- Menerima surat berikut lembar disposisi I pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
- Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
- Menyerahkan surat dan lembar disposisi I kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.
5.
Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.
- Menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
- Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 1 dengan kartu kendali 3.
- Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu
B.
Prosedur pengurusan surat masuk biasa
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.
- Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
- Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
- Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.
C.
Prosedur pengurusan surat masuk rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.
- Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
- Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
- Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
- Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
- Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar
Demikian prosedur
pengurusan surat masuk menggunakan sistem kartu kendali, untuk penangangan
surat keluarnya kamu dapat melihatnya pada artikel Penanganan surat keluar sistem kartu kendali.
TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN
Pada bab ini, akan dibahas ulang materi tentang mail handling dan filling system, hanya pembahasannya lebih menitikberatkan aplikasinya di tempat kerja. Materi lebih menekankan pada sharing pendapat dengan membandingkan antara teori dengan aplikasinya di tempat kerja. Syarat utama untuk membahas modul ini adalah para peserta didik telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Instansi atau di Dunia Usaha/Dunia Industri.
A. Tata Persuratan (Mail Handling)
Prosedur penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu Sistem Buku Agenda dan Sistem Kartu kendali.
1. Sistem Buku Agenda
Karakteristik mail handling sistem buku agenda adalah saat penanganan dan pendistribusian surat diperlukan buku-buku sebagai berikut :
1.
Buku
Agenda Surat Masuk
Kegunaannya yaitu untuk
mencatat semua data surat masuk yang diterima oleh perusahaan
2.
Buku
Agenda Surat Keluar
Kegunaannya yaitu untuk
mencatat semua data surat keluar yang dikirim keluar perusahaan/instansi maupun
yang dikirim untuk lingkungan intern perusahaan
3.
Buku
Ekspedisi Intern
Kegunaannya yaitu
:
1) Untuk menginformasikan bahwa surat masuk yang perlu ditindaklanjuti (berdisposisi) sudah didistribusikan dan diterima oleh yang besangkutan (yang mendapat disposisi) dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.
2) Untuk menginformasikan bahwa surat keluar intern sudah didistribusikan dan diterima oleh yang bersangkutan dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.
1) Untuk menginformasikan bahwa surat masuk yang perlu ditindaklanjuti (berdisposisi) sudah didistribusikan dan diterima oleh yang besangkutan (yang mendapat disposisi) dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.
2) Untuk menginformasikan bahwa surat keluar intern sudah didistribusikan dan diterima oleh yang bersangkutan dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.
4.
Buku
Ekspedisi Ekstern
Kegunaannya untuk menginformasikan
bahwa surat-surat keluar perusahaan/instansi sudah didistribusikan/dikirimkan
dibuktikan dengan adanya tanggal kirim surat.
Prosedur penanganan surat sistem buku agenda adalah sebagai berikut:
Prosedur penanganan surat sistem buku agenda adalah sebagai berikut:
a.
Surat Masuk
1) Surat diterima oleh bagian penerimaan surat
2) Surat dikelompokkan misalnya surat untuk pimpinan, untuk manajer, untuk sekretaris, surat yang harus segera ditindaklanjuti, dll. sesuai kebutuhannya.
3) Surat kemudian dicatat di Buku Agenda Surat Masuk. Petugasnya disebut Agendaris.
4) Serahkan surat kepada yang bersangkutan (pimpinan, manajer, kepala bagian,dll)
5) Surat dibaca oleh pimpinan/manajer/kepala bagian, kemudian surat-surat yang perlu ditindaklanjuti diberi disposisi.
6) Surat diserahkan kepada sekretaris/kepala tata usaha
7) Untuk surat-surat masuk yang berdisposisi, sebelum didistribusikan catat terlebih dahulu di buku agenda surat
masuk pada kolom “diteruskan kepada” yaitu pihak yang mendapat disposisi.
8) Oleh sekretaris/kepala tata usaha surat yang berdisposisi didistibusikan ke alamat disposisi dengan menggunakan buku ekspedisi intern
9) Surat ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi dari pimpinan/manajer/kepala bagian
10) Selesai diproses surat masuk diserahkan ke bagian arsip untuk diarsipkan.
b. Surat Keluar
1) Diawali dengan adanya perintah/disposisi/instruksi pembuatan surat
2) Pembuatan konsep surat oleh pihak yang mendapat disposisi (alamat disposisi)
3) Konsep surat diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk meminta persetujuan
4) Apabila surat sudah disetujui kemudian minta nomor surat ke bagian pencatatan buku agenda surat keluar (Verbalis)
5) Konsep surat diserahkan ke bagian pengetikan untuk diketik menjadi naskah surat (asli dan tindasan)
6) Naskah surat diteliti kerapihan dan kebenarannya (sesuai dengan konsep surat) oleh kepala tata usaha/sekretaris
7) Apabila naskah surat sudah sesuai dengan konsep surat, kemudian oleh pemeriksa (kepala tata usaha/sekretaris) diberi tanda taklik pada surat tindasan di sebelah kiri salam penutup.
8) Naskah surat dan tindasan diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk ditandatangani
9) Serahkan surat kepada Verbalis untuk dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar
10) Selesai pencatatan, naskah asli diserahkan kepada ekspeditur untuk diperiksa kelengkapan suratnya, dicatat pada buku ekspedisi dan siap dikirimkan. Surat keluar intern dicatat pada buku ekspedisi intern dan surat keluar ekstern dicatat pada buku ekspedisi ekstern
11) Tindasan/tembusan surat diserahkan kepada Arsiparis untuk diarsipkan.
1) Surat diterima oleh bagian penerimaan surat
2) Surat dikelompokkan misalnya surat untuk pimpinan, untuk manajer, untuk sekretaris, surat yang harus segera ditindaklanjuti, dll. sesuai kebutuhannya.
3) Surat kemudian dicatat di Buku Agenda Surat Masuk. Petugasnya disebut Agendaris.
4) Serahkan surat kepada yang bersangkutan (pimpinan, manajer, kepala bagian,dll)
5) Surat dibaca oleh pimpinan/manajer/kepala bagian, kemudian surat-surat yang perlu ditindaklanjuti diberi disposisi.
6) Surat diserahkan kepada sekretaris/kepala tata usaha
7) Untuk surat-surat masuk yang berdisposisi, sebelum didistribusikan catat terlebih dahulu di buku agenda surat
masuk pada kolom “diteruskan kepada” yaitu pihak yang mendapat disposisi.
8) Oleh sekretaris/kepala tata usaha surat yang berdisposisi didistibusikan ke alamat disposisi dengan menggunakan buku ekspedisi intern
9) Surat ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi dari pimpinan/manajer/kepala bagian
10) Selesai diproses surat masuk diserahkan ke bagian arsip untuk diarsipkan.
b. Surat Keluar
1) Diawali dengan adanya perintah/disposisi/instruksi pembuatan surat
2) Pembuatan konsep surat oleh pihak yang mendapat disposisi (alamat disposisi)
3) Konsep surat diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk meminta persetujuan
4) Apabila surat sudah disetujui kemudian minta nomor surat ke bagian pencatatan buku agenda surat keluar (Verbalis)
5) Konsep surat diserahkan ke bagian pengetikan untuk diketik menjadi naskah surat (asli dan tindasan)
6) Naskah surat diteliti kerapihan dan kebenarannya (sesuai dengan konsep surat) oleh kepala tata usaha/sekretaris
7) Apabila naskah surat sudah sesuai dengan konsep surat, kemudian oleh pemeriksa (kepala tata usaha/sekretaris) diberi tanda taklik pada surat tindasan di sebelah kiri salam penutup.
8) Naskah surat dan tindasan diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk ditandatangani
9) Serahkan surat kepada Verbalis untuk dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar
10) Selesai pencatatan, naskah asli diserahkan kepada ekspeditur untuk diperiksa kelengkapan suratnya, dicatat pada buku ekspedisi dan siap dikirimkan. Surat keluar intern dicatat pada buku ekspedisi intern dan surat keluar ekstern dicatat pada buku ekspedisi ekstern
11) Tindasan/tembusan surat diserahkan kepada Arsiparis untuk diarsipkan.
2.
Sistem Kartu Kendali
Karakteristik mail handling sistem kartu kendali adalah :
Karakteristik mail handling sistem kartu kendali adalah :
1. Surat terlebih dahulu
dikelompokkan menurut sifatnya (surat penting, rahasia, dan surat bisaa)
2. Masing-masing surat
ditangani dengan cara yang berbeda sesuai dengan sifat suratnya
3. Pada saat penanganan
surat, pengurusannya masih menggunakan kartu atau lembaran lepas baru diakhir
periode kartu/lembaran-lembaran lepas itu dikumpulkan dan dijilid menjadi
sebuah buku.
Prosedur
penanganan surat sistem kartu kendali adalah sebagai berikut:
A.Surat Penting
1)
Surat Masuk
a) Pertama-tama di Unit Kearsipan, surat masuk diterima oleh Bagian Penerima
b) Bagian Penerima menyerahkan surat ke Bagian Pencatat Surat
c) Bagian Pencatat surat menerima surat penting dan membuatkan 3 kartu kendali
d) Kartu kendali diisi lengkap kecuali kolom indeks/subjek, kode dan pengolah dikosongkan
e. Surat penting dan kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah atau pengendali surat
f. Bagian Pengarah mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali
g. Kartu Kendali I disimpan oleh Bagian Pengarah pada Kotak Indeks
h. Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Unit Pengolah Bagian Tata Usaha
i. Di Bagian Tata Usaha surat penting dilengkapi dengan Lembar Disposisi rangkap 2, semua diisi lengkap kecuali kolom”instruksi” dan “diteruskan kepada” untuk diisi oleh pimpinan
j. Surat penting, Kartu kendali III, dan 2 lembar disposisi diserahkan kepada Pimpinan Unit pengolah. Sedangkan Kartu Kendali II diserahkan ke Bagian Penata Arsip sebagai informasi ada surat masuk hanya belum bisa diarsipkan karena sedang diproses
k. Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 lembar disposisi setelah pengisiannya dilengkapi oleh pimpinan diserahkan kembali ke Bagian Tata Usaha
l. Bagian Tata Usaha menyerahkan surat penting dan lembar disposisi I ke Bagian Pengolah Surat
m. Selesai diolah surat penting dan lembar disposisi I diserahkan kembali ke Bagian Tata usaha
n. Oleh Bagian Tata Usaha : Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 Lembar Disposisi disatukan kemudian ditukar dengan Kartu Kendali II yang ada di Bagian Penata Arsip sebagai informasi bahwa surat sudah bisa diarsipkan.
o. Posisi terakhir setelah surat masuk penting selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Bagian Pengarah, Kartu Kendali II di Bagian Tata Usaha Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Bagian Penata Arsip
a) Pertama-tama di Unit Kearsipan, surat masuk diterima oleh Bagian Penerima
b) Bagian Penerima menyerahkan surat ke Bagian Pencatat Surat
c) Bagian Pencatat surat menerima surat penting dan membuatkan 3 kartu kendali
d) Kartu kendali diisi lengkap kecuali kolom indeks/subjek, kode dan pengolah dikosongkan
e. Surat penting dan kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah atau pengendali surat
f. Bagian Pengarah mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali
g. Kartu Kendali I disimpan oleh Bagian Pengarah pada Kotak Indeks
h. Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Unit Pengolah Bagian Tata Usaha
i. Di Bagian Tata Usaha surat penting dilengkapi dengan Lembar Disposisi rangkap 2, semua diisi lengkap kecuali kolom”instruksi” dan “diteruskan kepada” untuk diisi oleh pimpinan
j. Surat penting, Kartu kendali III, dan 2 lembar disposisi diserahkan kepada Pimpinan Unit pengolah. Sedangkan Kartu Kendali II diserahkan ke Bagian Penata Arsip sebagai informasi ada surat masuk hanya belum bisa diarsipkan karena sedang diproses
k. Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 lembar disposisi setelah pengisiannya dilengkapi oleh pimpinan diserahkan kembali ke Bagian Tata Usaha
l. Bagian Tata Usaha menyerahkan surat penting dan lembar disposisi I ke Bagian Pengolah Surat
m. Selesai diolah surat penting dan lembar disposisi I diserahkan kembali ke Bagian Tata usaha
n. Oleh Bagian Tata Usaha : Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 Lembar Disposisi disatukan kemudian ditukar dengan Kartu Kendali II yang ada di Bagian Penata Arsip sebagai informasi bahwa surat sudah bisa diarsipkan.
o. Posisi terakhir setelah surat masuk penting selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Bagian Pengarah, Kartu Kendali II di Bagian Tata Usaha Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Bagian Penata Arsip
2) Surat Keluar
a) Setelah naskah dan tindasan surat keluar penting selesai dibuat oleh Unit Pengolah surat diserahkan ke Unit Kearsipan Bagian Pencatat
b) Bagian Pencatat surat menyiapkan 3 kartu kendali semua diisi kecuali kolom Indeks/subjek, Kode Arsip, dan pengolah dikosongkan
c) Surat penting dan 3 kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah
d) Oleh Bagian Pengarah kartu kendali dilengkapi pengisiannya dengan indeks/subjek, kode arsip dan pengolah. Kartu Kendali I disimpan di Bagian Pengarah
e) Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Bagian Ekspedisi.
f) Bagian ekspedisi memeriksa kelengkapan surat kemudian surat asli siap dikirim sedangkan surat tindasan dan Kartu Kendali III diserahkan ke Bagian Penata Arsip
g) Kartu Kendali II diserahkan ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat keluar sudah dikirim
h) Posisi terakhir setelah surat selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Unit Pengarah, Kartu Kendali II di Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Penata Arsip
B.Surat Biasa
1) Surat
Masuk
a. Surat Biasa diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat, kemudian diserahkan ke Bagian Pencatat Surat
b. Bagian Pencatat Surat mencatat data surat biasa pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2. Sebagai informasi bahwa apabila ada beberapa surat masuk yang ditujukan pada Unit Pengolah yang sama cukup ditulis pada Lembar Pengantar Surat Biasa yang sama
c. Surat Biasa dan 2 Lembar Pengantar Surat Biasa diserahkan ke Unit Pengolah
d. Setelah diparaf lembar Pengantar Surat Biasa I diserahkan ke Bagian Pencatat, sedangkan surat biasa dan Lembar Pengantar Surat Biasa II diarsipakan di Unit pengolah
2) Surat Keluar
a. Unit Pengolah membuat surat asli dan tindasan sesuai dengan disposisi pimpinan dan mencatat data surat pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2
b. Surat asli, tindasan dan Lembar Pengatar Surat Biasa rangkap 2 diserahkan ke Bagian Pencatat
c. Setelah diparaf oleh Bagian Pencatat, Lembar Pengantar Surat Biasa I disimpan.
d. Surat asli diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan sedangkan surat tindasan dan Lembar
Pengantar Surat Biasa II diserahkan kembali ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat sudah dikirimkan.
a. Surat Biasa diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat, kemudian diserahkan ke Bagian Pencatat Surat
b. Bagian Pencatat Surat mencatat data surat biasa pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2. Sebagai informasi bahwa apabila ada beberapa surat masuk yang ditujukan pada Unit Pengolah yang sama cukup ditulis pada Lembar Pengantar Surat Biasa yang sama
c. Surat Biasa dan 2 Lembar Pengantar Surat Biasa diserahkan ke Unit Pengolah
d. Setelah diparaf lembar Pengantar Surat Biasa I diserahkan ke Bagian Pencatat, sedangkan surat biasa dan Lembar Pengantar Surat Biasa II diarsipakan di Unit pengolah
2) Surat Keluar
a. Unit Pengolah membuat surat asli dan tindasan sesuai dengan disposisi pimpinan dan mencatat data surat pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2
b. Surat asli, tindasan dan Lembar Pengatar Surat Biasa rangkap 2 diserahkan ke Bagian Pencatat
c. Setelah diparaf oleh Bagian Pencatat, Lembar Pengantar Surat Biasa I disimpan.
d. Surat asli diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan sedangkan surat tindasan dan Lembar
Pengantar Surat Biasa II diserahkan kembali ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat sudah dikirimkan.
- Surat Rahasia
1) Surat
Masuk
a) Surat masuk rahasia diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat
b) Masih dalam keadaan tertutup, surat diserahkan ke Bagian Pencatat
c) Bagian Pencatat membuatkan 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia
d) Surat yang masih dalam keadaan tertutup berikut 2 Lembar Pengantar Surat rahasia diserahkan ke Bagian Pengarah
e) Oleh Bagian Pengarah, Surat Rahasia berikut 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia diserahkan ke Unit Pengolah
f) Setelah diparaf, Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Bagian Pengarah sebagai informasi bahwa surat sudah diterima
g) Surat Rahasia dan Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan di Unit Pengolah
2) Surat Keluar
a) Unit Pengolah membuat konsep surat, mengetik, dan memasukkan surat ke dalam sampul surat.
b) Kemudian dengan dilampiri 2 Lembar Surat Pengantar Surat Rahasia, surat rahasia yang sudah dalam keadaan tertutup diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan
c) Oleh Bagian Ekspedisi, surat rahasia dikirimkan, Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan
d) Sedangkan Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Unit Pengolah untuk disatukan dengan surat tindasan.
a) Surat masuk rahasia diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat
b) Masih dalam keadaan tertutup, surat diserahkan ke Bagian Pencatat
c) Bagian Pencatat membuatkan 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia
d) Surat yang masih dalam keadaan tertutup berikut 2 Lembar Pengantar Surat rahasia diserahkan ke Bagian Pengarah
e) Oleh Bagian Pengarah, Surat Rahasia berikut 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia diserahkan ke Unit Pengolah
f) Setelah diparaf, Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Bagian Pengarah sebagai informasi bahwa surat sudah diterima
g) Surat Rahasia dan Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan di Unit Pengolah
2) Surat Keluar
a) Unit Pengolah membuat konsep surat, mengetik, dan memasukkan surat ke dalam sampul surat.
b) Kemudian dengan dilampiri 2 Lembar Surat Pengantar Surat Rahasia, surat rahasia yang sudah dalam keadaan tertutup diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan
c) Oleh Bagian Ekspedisi, surat rahasia dikirimkan, Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan
d) Sedangkan Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Unit Pengolah untuk disatukan dengan surat tindasan.
B.
Tata Kearsipan (Filling System)
Beberapa system kearsipan yang biasa diterapkan di suatu perusahaan/instansi, yaitu :
Beberapa system kearsipan yang biasa diterapkan di suatu perusahaan/instansi, yaitu :
- Sistem Tanggal
- Sistem Abjad
- Sistem Masalah
- Sistem Wilayah
- Sistem Nomor
- Sistem Kombinasi
Sebetulnya dari
sistem-sistem penyimpanan arsip tersebut pada prinsipnya sama. Yang
membedakannya hanyalah cara pengelompokkannya dan pemberian kode arsip,
sedangkan prosedur kerja yang lainnya pada prinsipnya sama.
1. Prosedur Penyimpanan Arsip
a. Surat-surat sebelum disimpan dibuatkan Kartu Indeks atau dapat juga dicatat di Buku klapper
b. Surat dikelompokkan antara surat masuk dengan surat keluar
c. Surat dikelompokkan berdasarkan kode arsip yang dipergunakan baik untuk surat masuk maupun untuk surat keluar
d. Kode arsip ditulis di pojok kanan atas surat memakai pinsil
e. Siapkan Guide dan Tab
f. Surat-Surat siap untuk disimpan di Tempat Arsip (Filling Cabinet, Odner, Bussiness File atau yang lainnya)
2. Prosedur Penemuan Kembali Arsip
a. Sebelum surat dicari di Tempat Arsip, lihat dulu data surat pada Kartu Indeks atau Buku Klapper
b. Setelah yakin surat sudah tersimpan di Tempat Arsip, baru kita mencarinya di Tempat Arsip dengan berpedoman pada kode arsip yang dipergunakan
3. Prosedur Peminjaman Arsip
a. Arsip surat yang akan dipinjam, terlebih dahulu dibuatkan Bon Peminjaman Arsip rangkap 3
b. Bon Peminjaman Arsip tersebut, satu disimpan di Tempat Arsip sebagai pengganti arsip yang dipinjam, satu disimpan oleh Arsiparis, dan satu lagi diserahkan ke Peminjam Arsip.
1. Prosedur Penyimpanan Arsip
a. Surat-surat sebelum disimpan dibuatkan Kartu Indeks atau dapat juga dicatat di Buku klapper
b. Surat dikelompokkan antara surat masuk dengan surat keluar
c. Surat dikelompokkan berdasarkan kode arsip yang dipergunakan baik untuk surat masuk maupun untuk surat keluar
d. Kode arsip ditulis di pojok kanan atas surat memakai pinsil
e. Siapkan Guide dan Tab
f. Surat-Surat siap untuk disimpan di Tempat Arsip (Filling Cabinet, Odner, Bussiness File atau yang lainnya)
2. Prosedur Penemuan Kembali Arsip
a. Sebelum surat dicari di Tempat Arsip, lihat dulu data surat pada Kartu Indeks atau Buku Klapper
b. Setelah yakin surat sudah tersimpan di Tempat Arsip, baru kita mencarinya di Tempat Arsip dengan berpedoman pada kode arsip yang dipergunakan
3. Prosedur Peminjaman Arsip
a. Arsip surat yang akan dipinjam, terlebih dahulu dibuatkan Bon Peminjaman Arsip rangkap 3
b. Bon Peminjaman Arsip tersebut, satu disimpan di Tempat Arsip sebagai pengganti arsip yang dipinjam, satu disimpan oleh Arsiparis, dan satu lagi diserahkan ke Peminjam Arsip.
BAGAN PENANGANAN SURAT KELUAR
|
|
|
|
|
|
|
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar