Meningkatakan Kualitas Diri Sebagai Seorang Sekretaris

Sekretaris, menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano, sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian. Seorang sekretaris tidak hanya menjalankan tugas kesekretariatannya hanya melulu mengacu pada job descriptionnya saja. Tetapi seorang sekretaris dituntut untuk memiliki kompetensi dan inisiatif mensupport pimpinan untuk memajukan perusahaan. Sekretaris juga dituntut untuk bisa menjadi orang kepercayaan dari pimpinannya dan mampu menjaga rahasia perusahaan.Buatlah pimpinan merasa ketergantungan dengan adanya sekretaris, karena apabila tidak ada sekretaris maka pimpinan akan kesulitan mengatur jadwal dan kegiatannya.

Saat ini sudah banyak dari pimpinan yang mulai mempercayakan segala hal pada sekretarisnya untuk menjadi rekan kerja serta penasehat yang mampu memberikan solusi. Mereka mempercayakan sekretaris untuk mengolah setiap kebutuhan mereka hingga merasa terbantu di tengah kesibukan yang menghimpit mereka. Dikarenakan rasa kepercayaan yang makin tinggi itulah kini sekretaris makin lama makin dituntut untuk terus berkembang mengikuti perkembangan era saat ini agar terus dapat selaras dengan perkembangan perusahaan. Agar kita sebagai sekretaris dapat terus mengikuti perkembangan era saat ini, maka kita harus memiliki kualitas dan kompetensi yang dapat menunjang karir sebagai seorang sekretaris profesional.Berikut beberapa cara untuk meningkatkan kualitas diri kita sebagai seorang sekretaris:

1. Memiliki ketrampilan berkomunikasi
2. Seorang sekretaris akan selalu berkomunikasi dengan berbagai macam orang, untuk itu akan bagus apabila sekretaris menguasai beberapa bahasa asing. Sekretaris dituntut pula untuk pandai memilih kata dan menyusun kalimat secara baik.
3. Mampu mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
4. Sekretaris harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memilih informasi yang dinilai bermanfaat untuk disajikan kepada pimpinannya.
5. Mampu berpikir, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya
6. Sekretaris harus mampu untuk mengidentifikasi masalah yang ada dan membantu pimpinan untuk mendapat solusi yang tepat, sehingga masalah dapat terselesaikan dengan baik.
7. Mampu bekerja sama dalam kelompok
8. Sekretaris harus mampu menjalin hubungan baik dengan orang-orang dalam perusahaan maupun luar perusahaan dan team work (mampu bekerja sama dalam tim).Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
9. Memiliki human relations skills Dalam bekerja sekretaris harus mampu meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman, menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi) dan memahami emosi orang lain.
10. Mempunyai komitmen pada tugas Sekretaris harus memiliki kemampuan dalam menangani setiap tugas yang diberikan dan memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawab pada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut.

Dengan meningkatkan kualitas diri, kini kita mampu menunjukkan bahwa sekretaris dapat pula menunjang perkembangan perusahaan.

SEKRETARIS PROFESIONAL

SEKRETARIS PROFESIONAL

CARA MENJADI SEKRETARIS PROFESIONAL

1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknoiogi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting •

Monday, 10 March 2014

SIKAP YANG HARUS DIMILIKI SEKRETARIS

 SIKAP

A. Sikap Berjalan
Jangnlah berjalan dibuat-buat yang menunjukkan seolah-olah Anda ingin meminta perhatian orang disekitar. Berjalan dengan tegap, tetapi dengan tetap menjaga agar dagu jangan terlalu terangkat sehingga tidak terkesan angkuh atau congkak. Jaga kecepatan yang wajar, jangan terburu-buru, tetapi penuh percaya diri dan selalu siap di sapa atau menyapa dengan senyum.
B. Sikap Duduk
Aturlah kaki Anda serapi dan sesopan mungkin dengan cara telapak kaki diarahkan miring. Apabila Anda duduk dikursi tamu, maka upayakan untuk tidak bersandar, sedangkan bila duduk dibelakang meja, maka biasakan untuk merapatkan punggung dengan sandaran kursi atua paling tidak badan tetap tegak. Duduk lemas apalagi sampai merosot akan menimbulkan kesan negatif atau malas.
C. Sikap Berdiri
Berdirilah dengan tegak dengan cara mengatur posisi perut yang ditarik dan dada dibusungkan. Dalam situasi santai Anda boleh saja meletakkan tangan didepan atau di belakang tubuh sambil berpegangan. Hindari berdiri dengan satu kakai, bersandara maupun bertolak pinggang di jalan.
D. Sikap Berbicara
Pandanglah lawan mata bicara Anda, dan jangan terllau banyak menggoyang-goyangkan tangan atau bagian tubuh/wajah lainnya saat Anda berbicara, seperti mengeryitkan dahi, memoyongkan mulut, memutar-mutar mata. Selain itu upayakan agar tidak menggaruk-garuk kepala, membuyikan jari-jari tangan, membersihkan gii dengan jari/kuku, mengupil atua mengorek-ngorek telinga.
Berbicaralah dengan volume suara yang jelas, tidak terlalu keras dan jangan pula berbisik-bisik. Usahakan agar Anda selalu menggunakan bahasa yang dimengerti oleh lawan bicara atau bila terdapat anggota kelompok yang tidak mengerti bahasa yang Anda gunakan, upayakan untuk terjemahkan apa yang Anda katakan, agar ia tidak merasa tersisihkan.
E. Sikap Diam
Hindari kebiasaan menggigit kuku/pensil/bolpen, mengetuk-ngetuk meja atau menggaruk-garuk rambut, ketika Anda sedang diam dan berpikir. Bila Anda sedang berkonsentrasi memikirkan sesuatu hal, maka usahakan jangan sampai melupakan situasi sekeliling ANda dan kemudian kaget, bila sesuatu terjadi.
4. Menumbuhkan Rasa Percaya Diri dengan Kepribadian Kuat
Sebenarnya tanpa memoles Make up, seseorang dapat tetap memperlihatkan kecantikannya, yaitu dengan menumbuhkan citra diri yang positif. Citra diri adalah persepsi/pradigma/konsep sendiri tentang dirinya, identitas,kemampuan, dan martabatnya.
Kecantikan diri dari dalam bersinar lebih cemerlang dari pada kecantikan hasil polesan semata. Yang lebih penting adalah citra positif mampu membuat anda berpikir positif dan pada akhirnya menuntun anda mencapai sukses.
Sopan santun yang berhubungan dengan penampilan yang wajib diperhatikan dalam lingkungan kerja sekretaris, yaitu :
Jangan berpakaian terlalu terbuka atau menerawang. Jangan juga berseksi-seksi dengan rok yang terlalu pendek.

• Jangan bermake-up atau membetulkan make up di meja, lakukanlah di toilet.
• Jangan melepas sepatu ketiak bekerja, apalagi berjalan ke meja lain. Sangat tidak di anjurkan mengganti sepatu dengan sandal dan kemudian mempergunakannya sambil berjalan-jalan di sekitar kantor.
• Kenyataan bahwa penampilan merupakan factor utama saat anda di pilih atau diterima untuk posisi sekretaris harus "distinctive" seperti halnya kemampuan kerja dan kepribadian anda. Dengan penampilan yang berbeda itu, orang dengan mudah menunjuk yang mana sekretaris dari antara sekelompok staf wanita di kantor anda.

Demikianlah berbagai tips Penampilan Sekretaris yang bisa kami publikasikan kepada Anda pada kesempatan ini. Semoga apa yang sudah dipublikasikan diatas, kiranya dapat membawa manfaat bagi profesi Anda.

PENAMPILAN BAGI SEORANG SEKRETARIS

Penampilan Sekretaris

Karena profesi sekretaris merupakan profesi yang mengutamakan penampilan, maka dalam hal ini sangat perlu diperhatikan sebuah penampilan yang baik dan menarik, mulai dari cara menampilkan diri, cara duduk, berbicara, berjalan, berdiri, dan juga cara berpakaian, serta cara merias diri.

Dalam penampilan sekretaris, hal-hal apa sajakah yang perlu diperhatikan, sehingga akan tercipta respon yang bersifat positif dari bos dan juga orang lain yang ada di sekitar Anda? Berikut adalah tips dan triknya:

1. Membiasakan Hidup Sehat
Perlu diketahui bahwa pada umumnya tidak ada perusahaan yang menginginkan seorang karyawan yang sakit-sakitan. Ketika memiliki kesehatan yang baik, tentu akan mampu membuat Anda untuk tetap tampil prima, dan merasa tetap lebih baik. Seorang sekretaris yang selalu mengantuk, serta sering batuk-batuk atau pilek tentu akan menurunkan imagenya sendiri.

Dalam hal ini Anda harus mengetahui hal-hal yang perlu untuk tetap dijaga, yaitu perhatian ekstra terhadap kesehatan diri, dengan cara melakukan hidup sehat, seperti misalnya istirahat yang cukup, dan segera meminum obat atau vitamin apabila memang sedang dibutuhkan.

2. Tampil Secara Menarik
Kepribadian yang menarik akan terpancar dari sebuah penampilan, yaitu suatu keadaan lahiriah yang terlihat oleh orang lain. Dalam hal ini, maka seorang sekretaris mutlak harus memperhatikan agar selalu berpenampilan menarik dan apik. Berbagai hal yang harus diperhatikan untuk tetap tampil secara menarik adalah sebagai berikut:

A. Make-Up
Make-Up bukan hanya sekedar rias wajah, tetapi hal ini juga mencakup perawatan kulit muka agar tetap terlihat bersih dan berseri. Menggunakan make-up dengan bahan yang cocok merupakan salah satu perawatan mendasar bagi wajah Anda.

Sebagai tambahan dalam hal ini, maka Anda juga bisa mengupayakan penggunaan satu jenis merk make-up, sehingga wajah Anda tidak rusak, ketika harus terus menyesuaikan diri dengan produk make-up yang baru.

Selain itu perlu juga diketahui bahwa merias wajah harus dilakukan dengan sewajar mungkin atau natural dan sesuai dengan jabatan dan ciri pembawaan Anda. Upayakan agar tidak berdandan terlalu menor, tetapi jangan pula melupakan riasan, sehingga wajah tidak akan terlihat sangat pucat.

B. Rambut
Dalam urusan rambut, sekretaris juga harus tetap dalam keadaan bersih dan tertata rapi dengan model rambut yang sederhana. Upayakan keramas dengan selang waktu normal, dalam hal ini Anda harus mengingat bahwa rambut panjang membutuhkan perawatan yang ekstra, namun apabila Anda tidak cocok dengan rambut panjang, maka janganlah ikut-ikutan mode rambut pendek yang sedang trend.

Parhatikan pula bahwa model rambut yang Anda harus sesuai dengan raut muka, serta gunakanlah moel rambut yang bisa mencerminkan rasa percaya diri dan keprofesionalan Anda.

C. Kulit
Anda harus memperhatikan kesehatan kulit agar terbebas dari berbagai jenis penyakit. Bila Anda memiliki kulit yang sehat, tentu akan memperlihatkan Anda lebih segar dan sempurna. Selain itu memiliki kulit bersih juga akan menghindari Anda dari bau badan.

D. Parfum
Parfum merupakan salah satu hal yang memiliki peranan penting dalam kehidupan di kantor. Parfum yang dimaksudkan disini tidak perlu terlalu mahal, tetapi pilihlah parfum yang cocok dengan kepribadian ANda dan tentu saja memiliki aroma yang tidak terlalu menyengat. Demikian dalam bergulirnya waktu, mungkin saja Anda akan mampu membeli parfum dari merek-merek yang terkenal.

E. Pakaian
Meski mode pakaian yang digunakan selalu berubah-ubah, tetapi Anda harus memastikan bahwa pakaian yang Anda pakai sesuai dan cocok digunakan untuk pekerjaan yang Anda jalankan di kantor. Karena tuntutan profesi skretaris agar selalu bekerja dengan cepat, maka dalam hal ini perlu Anda antisipasi dengan pakaian yang praktis dan sedikit sportif. Dalam hal ini Anda dapat memilih pakaian yang pantas dan membuat Anda lebih percaya diri. Selain itu tentu saja Anda akan terlihat lebih menarik dengan bentuk yang cocok dengan tinggi tubuh, serta warna kulit Anda.

Perlu juga dipertimbangkan bahwasannya produk pakaian tidak harus selalu yang ternama. Namun hendaknya lihatlah kualitas dari pakaian tersebut, serta yang paling penting, seorang skretaris perlu memeperhatikan pangaturan perpaduan warna, serta memiliki cita rasa yang baik agar dengan pakaian tersebut, Anda dapat mengubah penampilan lebih baik.

Mengatur dan merencanakan lemari pakaian Anda sedemikian rupa juga sangat perlu dilakukan. Hal ini dimaksudkan agar Anda tidak membeli pakaian yang cepat lusuh, ketinggalan zaman, membosankan, serta sulit dikombinasikan atau kurang cocok dengan banyak situasi dan kondisi. Belilah pakaian yang mudah dikombinasikan, sehingga dengan jumlah yang terbatas, Anda akan tetap memiliki variasi pakaian yang cukup banyak.

Untuk pakaian setiap harinya, buatlah perencanaan paling tidak malah hari. Dalam hal ini yang perlu direncanakan adalah pakaian apa yang harus di pakai keesokan harinya. Hal ini juga dilakukan untuk mencegah keterburu-buruan, bila pagi hari terlambat bangun. Perencanaan yang baik juga mencakup pemilihan baju dan kombinasi yang sesuai dengan tugas besok, baik dari segi warna, asesori. Pengecekan bagian-bagian kancing baju juga perlu dilakukan untuk mengantisipasi terjadinya kancing lepas, robek, atau jahitan baju yang terlepas.

Selain itu pastikan juga bahwa pakaian Anda sudah tersedia dengan bersih dan distrika. Hindarilah pakaian yang terlalu tipis atau bahan lainnya yang biasa dipergunakan untuk baju pesta, seperti beludru.

F. Tas
Seorang sekretaris tentu harus mengikuti mode dan dalam hal ini akan memperhatikan apakah tas yang akan dipakai keesokan harinya sesuai dengan pakaian yang akan di pakai. Sebaiknya sekretaris harus memiliki lebih dari satu tas dengan berbagai aneka warna, besar dan kecil untuk aneka kesempatan. Bila tidak, maka tas hitam merupakan warna pilihan untuk seluruh koleksi pakaian Anda. Seperti halnya model pakaian, maka Anda juga harus melihat model tas yang konservatif, tidak terlalu banyak pernik sehingga cocok dikombinasikan dengan pakaian.

G. Sepatu
Dalam hal ini lebih baik Anda tidak memakai sepatu sanda atau sepatu yang tidak berhak. Sepatu yang bertumit tinggi lebih sedap dipandang dan membuat figur tubuh Anda akan lebih tegap ketika sedang berjalan. Perencanaan pemakaian sepatu juga perlu dilakukan, yaitu tentang apakah sepatu yang akan dipakai masih dalam keadaan baik, solnya, dan juga kulitnya. Selain itu harus dipastikan juga bahwa sepatu Anda telah di semir dan sesuaikan warnanya dengan pakaian yang akan dipakai.

H. Perhiasan
Upayakan agar Anda tidak memakai semua perhiasan yang dimiliki. Pakailah perhiasan secukupnya dan sewajar mungkin, serta tidak perlu berharga terlalu mahal. Selain memiliki jam tangan, memakai anting atau giwang merupakan perhiasan yang sudah selayaknya Anda miliki.
3. Memperhatikan Sikap
Sikap tubuh juga bisa mencerminkan kepribadian. Perhatikan sikap tubuh anda dengan sungguh-sungguh sebab anda dinilai dari penampilan tersebut.

Ruang Lingkup Sekretaris

Pengertian Sekretaris

Pengertian Sekretaris

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.
Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.
Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan di antara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya misalnya di Hongkong contohnya di mana dunia kerja di sana lebih profesional. Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.
Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai citra dari atasan yang diwakilinya.

5 Kualitas Yang Harus Dimiliki Sekretaris

kita sebagai Sekretaris harus memiliki kualitas yang baik karena Sekretaris juga bisa menjadi cerminan di perusahaan anda. Menjadi Sekretaris harus mempunyai kualitas yang baik, dan kualitas tersebut diantaranya ada 5 yaitu sebagai berikut :

1. Menjaga rahasia
Kerahasiaan adalah kualitas utama yang dimiliki seorang sekretaris profesional. Sudah sewajarnya bagi seorang sekretaris untuk bersama dengan atasannya dan membantu atasannya dalam melakukan aktivitas yang berkaitan dengan kerahasiaan perusahaan. Oleh karena itu, sudah sewajarnya apabila seorang sekretaris mengetahui hal-hal yang bersifat internis seperti jaringan-jaringan bisnis yang dimiliki perusahaan, dan berbagai hal lainnya yang tidak sepantasnya diketahui oleh pihak dari luar perusahaan.
Oleh karena hak istimewa yang dimiliki oleh sekretaris inilah, sehingga menjadikan tanggung jawab yang besar juga bagi para sekretaris. Kualitas seorang sekretaris akan menurun apabila hal-hal yang bersifat internis dan pribadi sampai tersebar ke pihak-pihak yang tidak bersangkutan. Akan lebih baik apabila sebagai sekretaris memilah mana informasi yang dapat diungkap dan mana yang seharusnya menjadi rahasia di dalam perusahaan.
Semakin baik seorang sekretaris di dalam menjaga rahasia-rahasia dari perusahaan yang bersangkutan, maka bukan hanya kualitas yang meningkat, melainkan juga tingkat presentase untuk dipertahankan lebih lama di dalam perusahaan tersebut akan semakin meningkat juga.
2. Jujur
Di dalam membina karir dan sifat profesionalisme, tersapat salah satu karakter kunci yang disebut sebagai kejujuran. Kejujuran adalah sebuah karakter yang sifatnya sangat dominan di dalam sebuah bisnis, terlebih lagi bagi seorang sekretaris. Bersikap jujur kepada relasi, rekan kerja, dan atasan akan menghasilkan buah karir yang sangat baik untuk ke depannya. Kepercayaan yang sudah dibangun dalam jangka waktu yang relatif lama mudah sekali untuk runtuh – kebohongan akan hal yang kecil sekalipun dapat membuat kepercayaan bertahun-tahun menjadi hilang dalam sekejap.
Oleh karena itu, seorang sekretaris yang profesional sudah selayaknya selalu bersikap jujur di dalam segala hal, baik hal besar maupun hal yang kecil.
3. Profesional
Ukuran bagi tingkat profesionalisme seseorang tidaklah hanya dilihat dari segi penampilan luar saja, melainkan melalui sikap, perilaku, karakter, kecekatan, dan usaha yang dimiliki. Bagaimana cara mengatur waktu yang efektif serta efisien bagi atasan, bagaimana cara menghadapi jejaring kerja dengan berbagai macam karakter dan tipe, dan sebagainya adalah kemampuan-kemampuan penting yang jauh melebihi penampilan seorang sekretaris. Seorang sekretaris sudah selayaknya menjadi tangan kanan bagi kelancaran dan tingkat efektivitas pekerjaan dari atasannya.
Disamping itu, penampilan sendiri jugalah penting bagi pencerminan image dari perusahaan yang bersangkutan. Seorang sekretaris yang profesional adalah seorang yang selalu menjaga penampilan agar tetap rapi dan sesuai dengan kode etik perusahaan yang bersangkutan. Apabila seorang sekretaris sudah dapat menciptakan citra diri yang baik dalam segi luar maupun dalam (karakter), maka ia sudah dapat menjadi seorang sekretaris yang profesional.
4. Menambah pengetahuan dan keterampilan
Seperti halnya dengan sekolah dan kuliah, di dunia kerja sekalipun kita harus selalu belajar karena ilmu tidak akan pernah habis dan akan selalu ada yang baru. Sebagai seorang sekretaris yang profesional, tidak takut untuk mempelajari hal baru dan mengasah serta meningkatkan ketrampilan yang dimilikinya adalah kunci penting dalam membangun profesionalisme dan kesuksesan.
karena ilmu tidak akan pernah habis, maka selalu mempelajari hal baru pada nantinya akan sangat membantu dalam kemajuan karir, pembinaan karakter profesional, optimalisasi di dalam segala aspek kehidupan, dan lain sebagainya.
5. Rasa humor
di dalam dunia kerja, jejaring atau yang biasa disebut sebagai relasi adalah kunci penting dalam membangun kesuksesan. Di dalam proses membangun jejaring atau relasi, penting bagi kita untuk memahami orang lain. Terlalu serius pada pekerjaan juga akan membuat hubungan dengan orang lain menjadi tidak enak. Di sinilah humor berperan penting di dalam hubungan pekerjaan. Rasa humor dapat membantu kita di dalam menangani kritik dan berkomunikasi dengan berbagai karakter dan kepribadian orang. Dengan humor kita juga dapat menangani kesalahan orang lain secara profesional yang berarti tidak membuat orang tersebut stres atau merasa gagal.
Disamping itu, humor juga terbukti dapat meningkatkan produktivitas kerja karena berperan dalam mengurangi tekanan perkerjaan. Apabila rasa humor dikembangkan dan diaplikasikan secara benar serta efektif, maka kehidupan karir yang profesional dan sukses dapat diciptakan.

Tugas Dan Tanggung Jawab Sekretaris

Tugas sekretaris

1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:

a. Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:

§ Membuka surat.

§ Menerima dikte.

§ Menerima tamu.

§ Menerima telepon.

§ Menyimpan arsip/surat.

§ Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

b. Tugas-tugas Khusus

Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:

§ Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.

§ Menyusun surat rahasia (confidential).

§ Menyusun acara pertemuan bisnis.

§ Pembelian kado atau cindera mata.

§ Dan lain-lain.

c. Tugas-tugas istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

§ Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.

§ Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

§ Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

§ Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.

§ Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

§ Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

§ Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

d. Tugas Sosial

Tugas sosial, meliputi:

§ Mengurusi Rumah tangga kantor.

§ Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

e. Tugas Keuangan

Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:

§ Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.

§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.

§ Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

f. Tugas Resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

g. Tugas insidental

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:

§ Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.

§ Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

§ Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

§ Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

2. Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah sebagai berikut:

a. Menurut H. Donald

Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah:

1. Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte.

2. Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus.

3. Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan lain-lain.

b. Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal

Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1. Merencanakan pekerjaan.

2. Menerima tamu.

3. Mengurus surat masuk dan surat keluar.

4. Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.

(Drs. Sutarto, 1992: 80-83)

Tanggung Jawab Sekretaris

Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:

1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:

a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.

b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.

c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.

d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.

e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:

a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.

b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.

c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.

e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

(A.B Susanto, 1997: 14-15)

4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:

a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.

b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.

c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.

d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.

e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88)

5 Kualitas Yang Harus Dimiliki Sekretaris Profesional

Apabila kita belajar melalui pengalaman para sekretaris di perusahaan-perusahaan ternama, para sekretaris tersebut benar-benar membantu atasannya dalam mengoptimalkan proses serta hasil pekerjaannya. Guna menemukan sekretaris-sekretaris yang berkualitas dan profesional, perusahaan-perusahaan ternama bahkan sampai menggunakan alat tes khusus beserta wawancara eksklusif dengan para atasan meskipun sudah di tes dan di wawancara oleh tim HRD
Untuk menjadi sekretaris yang profesional, terdapat 5 (lima) kualitas yang sudah sepantasnya dimiliki. Dengan kualitas ini, pengalaman kerja yang menyenangkan serta optimal dan karir yang menakjubkan pun akan bisa didapatkan.

Menjaga rahasia
Kerahasiaan adalah kualitas utama yang dimiliki seorang sekretaris profesional. Sudah sewajarnya bagi seorang sekretaris untuk bersama dengan atasannya dan membantu atasannya dalam melakukan aktivitas yang berkaitan dengan kerahasiaan perusahaan. Oleh karena itu, sudah sewajarnya apabila seorang sekretaris mengetahui hal-hal yang bersifat internis seperti jaringan-jaringan bisnis yang dimiliki perusahaan, dan berbagai hal lainnya yang tidak sepantasnya diketahui oleh pihak dari luar perusahaan.
Oleh karena hak istimewa yang dimiliki oleh sekretaris inilah, sehingga menjadikan tanggung jawab yang besar juga bagi para sekretaris. Kualitas seorang sekretaris akan menurun apabila hal-hal yang bersifat internis dan pribadi sampai tersebar ke pihak-pihak yang tidak bersangkutan. Akan lebih baik apabila sebagai sekretaris memilah mana informasi yang dapat diungkap dan mana yang seharusnya menjadi rahasia di dalam perusahaan.
Semakin baik seorang sekretaris di dalam menjaga rahasia-rahasia dari perusahaan yang bersangkutan, maka bukan hanya kualitas yang meningkat, melainkan juga tingkat presentase untuk dipertahankan lebih lama di dalam perusahaan tersebut akan semakin meningkat juga.
Jujur
Di dalam membina karir dan sifat profesionalisme, tersapat salah satu karakter kunci yang disebut sebagai kejujuran. Kejujuran adalah sebuah karakter yang sifatnya sangat dominan di dalam sebuah bisnis, terlebih lagi bagi seorang sekretaris. Bersikap jujur kepada relasi, rekan kerja, dan atasan akan menghasilkan buah karir yang sangat baik untuk ke depannya. Kepercayaan yang sudah dibangun dalam jangka waktu yang relatif lama mudah sekali untuk runtuh – kebohongan akan hal yang kecil sekalipun dapat membuat kepercayaan bertahun-tahun menjadi hilang dalam sekejap.
Oleh karena itu, seorang sekretaris yang profesional sudah selayaknya selalu bersikap jujur di dalam segala hal, baik hal besar maupun hal yang kecil.
Profesional
Ukuran bagi tingkat profesionalisme seseorang tidaklah hanya dilihat dari segi penampilan luar saja, melainkan melalui sikap, perilaku, karakter, kecekatan, dan usaha yang dimiliki. Bagaimana cara mengatur waktu yang efektif serta efisien bagi atasan, bagaimana cara menghadapi jejaring kerja dengan berbagai macam karakter dan tipe, dan sebagainya adalah kemampuan-kemampuan penting yang jauh melebihi penampilan seorang sekretaris. Seorang sekretaris sudah selayaknya menjadi tangan kanan bagi kelancaran dan tingkat efektivitas pekerjaan dari atasannya.
Disamping itu, penampilan sendiri jugalah penting bagi pencerminan image dari perusahaan yang bersangkutan. Seorang sekretaris yang profesional adalah seorang yang selalu menjaga penampilan agar tetap rapi dan sesuai dengan kode etik perusahaan yang bersangkutan. Apabila seorang sekretaris sudah dapat menciptakan citra diri yang baik dalam segi luar maupun dalam (karakter), maka ia sudah dapat menjadi seorang sekretaris yang profesional.
Menambah pengetahuan dan keterampilan
Seperti halnya dengan sekolah dan kuliah, di dunia kerja sekalipun kita harus selalu belajar karena ilmu tidak akan pernah habis dan akan selalu ada yang baru. Sebagai seorang sekretaris yang profesional, tidak takut untuk mempelajari hal baru dan mengasah serta meningkatkan ketrampilan yang dimilikinya adalah kunci penting dalam membangun profesionalisme dan kesuksesan.
karena ilmu tidak akan pernah habis, maka selalu mempelajari hal baru pada nantinya akan sangat membantu dalam kemajuan karir, pembinaan karakter profesional, optimalisasi di dalam segala aspek kehidupan, dan lain sebagainya.
Rasa humor
di dalam dunia kerja, jejaring atau yang biasa disebut sebagai relasi adalah kunci penting dalam membangun kesuksesan. Di dalam proses membangun jejaring atau relasi, penting bagi kita untuk memahami orang lain. Terlalu serius pada pekerjaan juga akan membuat hubungan dengan orang lain menjadi tidak enak. Di sinilah humor berperan penting di dalam hubungan pekerjaan. Rasa humor dapat membantu kita di dalam menangani kritik dan berkomunikasi dengan berbagai karakter dan kepribadian orang. Dengan humor kita juga dapat menangani kesalahan orang lain secara profesional yang berarti tidak membuat orang tersebut stres atau merasa gagal.
Disamping itu, humor juga terbukti dapat meningkatkan produktivitas kerja karena berperan dalam mengurangi tekanan perkerjaan. Apabila rasa humor dikembangkan dan diaplikasikan secara benar serta efektif, maka kehidupan karir yang profesional dan sukses dapat diciptakan.

Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali

Penanganan surat dapat di bedakan menjadi 2 macam yang pertama adalah penanganan surat sistem buku agenda, dan penanganansurat sistem kartu kendali. Berikut ini akan kita bahas mengenai penanganan sistem karu kendali. Penanganan surat sistem kartu kendali merupakan sistem pola baru, dimana sistem ini dikembangkan sejak tahun 1972, sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Ri (ANRI) bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN). Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintah yang volume kegiatan persuratannya sangat banyak.

Pengertian kartu kendali
Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah.
Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut.

- Alat pengendali surat masuk dan keluar

- Alat pelacak surat

- Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses

- Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi

Keuntungan menggunakan kartu kendali
- Lebih efisien dibanding buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
- Menghilangkan pencatatan berulang
- Mudah melacak lokasi surat yang diproses
- Memudahkan penyusunan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat. Untuk mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting, rahasia, biasa dapat dilihat sebagai berikut.

Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut

• Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
• Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut.

• Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
• Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.

Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.

• Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
• Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

A. Prosedur surat masuk penting sistem kartu kendali
Berikut ini akan dijelaskan prosedur penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali.

1. Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

• Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
• Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
• Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.

2. Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.

Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

• Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
• Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada kartu kendali.
• Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian KK I diserahkan ke penata arsip.
• Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit kertas, dan mengarahkannya ke pengarah surat.

Berikut contoh kartu kendali

Indeks         : Sejahtera, PT Tgl                      :  05 November 2012 No. Urut             :  1             M/K : M Kode  : Se Isi Ringkas :  Pesanan barang                        10 Unit Komputer Merek Toshiba                        10 Unit Laptop Merek Toshiba Lampiran   : 1 Lembar Tgl. Surat        :  03 November 2012 No. Surat : 13/A/XI/12 Dari            :  PT Sejahtera, Jl. Raya Cempaka Putih No 123 Jakarta Pusat Kepada      :  PT Genta Nusa Jl. Raya Pusaka Abadi No 12 Jakarta Selatan Pengolah    :  Bagian Keuangan Paraf   : Catatan      :  -

kartu kendali

Kolom kartu kendali:

Indeks        : Diisi indeks surat
Kode         : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
Tanggal      : Diisi tanggal terima surat
No urut      : Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
M / K        : Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
Perihal        : Diisi hal surat
Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat
Lampiran     : Lampiran surat
Dari            : Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
Kepada      : Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
Tanggal surat: Diisi tanggal surat
No surat       : Diisi nomor surat
Pengolah      : Diisi unit pengolah
Paraf            : Diisi paraf pengolah surat

3. Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai berikut.

• Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III, serta memaraf KK III sebagai bukti surat sudah diterima.
• Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
• Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
• Mengambil kartu kendali II dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
• Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit pengolah/unit kerja.
• Menerima Surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar KK II dengan KK III
• Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata arsip/arsiparis, dan menukar KK III dengan KK I.

4. Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian berikut.

Tata usaha unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat dan kartu kendali  III serta memarafnya sebagai bukti hahwa surat sudah diterima.
• Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 serta KK III untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
• Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
• Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. Surat asli dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan ke pelaksana surat.
• Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali II, sebagai bukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.

Pimpinan unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II dari tata usaha unit pengolah
• Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
• Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II kepada tata usaha unit pengolah.

Pelaksana. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat berikut lembar disposisi I pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
• Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
• Menyerahkan surat dan lembar disposisi I kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

5. Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.

• Menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
• Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 1 dengan kartu kendali 3.
• Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

B. Prosedur pengurusan surat masuk biasa
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.

• Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
• Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
• Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

C. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.

• Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
• Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
• Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
• Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
• Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar

Demikian prosedur pengurusan surat masuk menggunakan sistem kartu kendali, untuk penangangan surat keluarnya kamu dapat melihatnya pada artikel Penanganan surat keluar sistem kartu kendali.

PROSEDUR PENANGANAN SURAT MENYURAT

TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN

            Pada bab ini, akan dibahas ulang materi tentang mail handling dan filling system, hanya pembahasannya lebih menitikberatkan aplikasinya di tempat kerja.  Materi lebih menekankan pada sharing pendapat dengan membandingkan antara teori dengan aplikasinya di tempat kerja.  Syarat utama untuk membahas modul ini adalah para peserta didik telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Instansi atau di Dunia Usaha/Dunia Industri.

A. Tata Persuratan (Mail Handling)
            Prosedur penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu Sistem Buku Agenda dan Sistem Kartu kendali.

1. Sistem Buku Agenda
            Karakteristik mail handling sistem buku agenda adalah saat penanganan dan pendistribusian surat diperlukan buku-buku sebagai berikut  :

1.      Buku Agenda Surat Masuk

Kegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat masuk yang diterima oleh              perusahaan

2.      Buku Agenda Surat Keluar

Kegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat keluar yang dikirim keluar perusahaan/instansi maupun yang dikirim untuk lingkungan intern perusahaan

3.      Buku Ekspedisi Intern

Kegunaannya yaitu   :
1)      Untuk menginformasikan bahwa surat masuk yang perlu ditindaklanjuti (berdisposisi) sudah didistribusikan dan diterima oleh yang besangkutan (yang mendapat disposisi) dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.
2)      Untuk menginformasikan bahwa surat keluar intern sudah didistribusikan dan diterima oleh yang bersangkutan dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.

4.      Buku Ekspedisi Ekstern

Kegunaannya untuk menginformasikan bahwa surat-surat keluar perusahaan/instansi sudah didistribusikan/dikirimkan dibuktikan dengan adanya tanggal kirim surat.
Prosedur penanganan surat sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a. Surat Masuk
1)      Surat diterima oleh bagian penerimaan surat
2)      Surat dikelompokkan misalnya surat untuk pimpinan, untuk manajer, untuk  sekretaris, surat yang harus segera ditindaklanjuti, dll. sesuai kebutuhannya.
3)      Surat kemudian dicatat di Buku Agenda Surat Masuk. Petugasnya disebut Agendaris.
4)      Serahkan surat kepada yang bersangkutan (pimpinan, manajer, kepala bagian,dll)
5)      Surat dibaca oleh pimpinan/manajer/kepala bagian, kemudian surat-surat yang perlu ditindaklanjuti diberi disposisi.
6)      Surat diserahkan kepada sekretaris/kepala tata usaha
7)      Untuk surat-surat masuk yang berdisposisi, sebelum didistribusikan catat terlebih dahulu di buku agenda surat
masuk pada kolom “diteruskan kepada”  yaitu pihak yang mendapat disposisi.
8)      Oleh sekretaris/kepala tata usaha surat yang berdisposisi didistibusikan ke alamat disposisi dengan menggunakan buku ekspedisi intern
9)      Surat ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi dari pimpinan/manajer/kepala bagian
10)  Selesai diproses surat masuk diserahkan ke bagian arsip untuk diarsipkan.
b. Surat Keluar
1)      Diawali dengan adanya perintah/disposisi/instruksi pembuatan  surat
2)      Pembuatan konsep surat oleh pihak yang mendapat disposisi (alamat disposisi)
3)      Konsep surat diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk meminta persetujuan
4)      Apabila surat sudah disetujui kemudian minta nomor surat ke bagian pencatatan buku agenda surat keluar (Verbalis)
5)      Konsep surat diserahkan ke bagian pengetikan untuk diketik menjadi naskah surat (asli dan tindasan)
6)      Naskah surat diteliti kerapihan dan  kebenarannya (sesuai dengan konsep surat) oleh kepala tata usaha/sekretaris
7)      Apabila naskah surat sudah sesuai dengan konsep surat, kemudian oleh pemeriksa (kepala tata usaha/sekretaris) diberi tanda taklik pada surat tindasan di sebelah kiri salam penutup.
8)      Naskah surat dan tindasan diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk ditandatangani
9)      Serahkan surat kepada Verbalis untuk dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar
10)  Selesai pencatatan, naskah asli diserahkan kepada ekspeditur untuk diperiksa kelengkapan suratnya, dicatat pada buku ekspedisi  dan siap dikirimkan.  Surat keluar intern dicatat pada buku ekspedisi intern dan surat keluar ekstern dicatat pada buku ekspedisi ekstern
11)  Tindasan/tembusan surat diserahkan kepada Arsiparis untuk diarsipkan.

2. Sistem Kartu Kendali
     Karakteristik mail handling sistem kartu kendali adalah  :

1. Surat terlebih dahulu dikelompokkan menurut sifatnya (surat penting, rahasia, dan   surat bisaa)

2. Masing-masing surat ditangani dengan cara yang berbeda sesuai dengan sifat suratnya

3. Pada saat penanganan surat, pengurusannya masih menggunakan kartu atau lembaran lepas baru diakhir periode kartu/lembaran-lembaran lepas itu dikumpulkan dan dijilid menjadi sebuah buku.

Prosedur penanganan surat sistem kartu kendali adalah sebagai berikut:

A.Surat Penting

1)      Surat Masuk
        a)      Pertama-tama di Unit Kearsipan, surat masuk  diterima oleh Bagian Penerima
        b)      Bagian Penerima menyerahkan surat ke Bagian Pencatat Surat
        c)      Bagian Pencatat surat menerima surat penting dan membuatkan 3 kartu kendali
        d)      Kartu kendali diisi lengkap kecuali kolom indeks/subjek, kode dan pengolah    dikosongkan
        e. Surat penting dan  kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah atau pengendali   surat
        f. Bagian Pengarah mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali
        g. Kartu Kendali I disimpan oleh Bagian Pengarah pada Kotak Indeks
        h. Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Unit Pengolah Bagian  Tata Usaha
        i. Di Bagian Tata Usaha surat penting dilengkapi dengan Lembar Disposisi rangkap  2, semua diisi lengkap kecuali kolom”instruksi” dan “diteruskan kepada” untuk diisi oleh pimpinan
        j. Surat penting, Kartu kendali III, dan 2 lembar disposisi diserahkan kepada Pimpinan Unit pengolah.  Sedangkan Kartu Kendali  II diserahkan ke Bagian Penata Arsip sebagai informasi ada surat masuk hanya belum bisa diarsipkan karena sedang diproses
        k. Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 lembar disposisi setelah pengisiannya dilengkapi oleh pimpinan diserahkan kembali ke Bagian Tata Usaha
        l. Bagian Tata Usaha menyerahkan surat penting dan lembar disposisi I ke Bagian Pengolah Surat
       m. Selesai diolah surat penting dan lembar disposisi I diserahkan kembali ke Bagian Tata usaha
       n. Oleh Bagian Tata Usaha : Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 Lembar Disposisi  disatukan kemudian ditukar dengan Kartu Kendali II yang ada di Bagian Penata Arsip sebagai informasi bahwa surat sudah bisa diarsipkan.
       o. Posisi terakhir setelah surat masuk penting selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Bagian Pengarah, Kartu Kendali II di Bagian Tata Usaha Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Bagian Penata Arsip

2)    Surat Keluar
       a)      Setelah naskah dan tindasan surat keluar penting selesai dibuat oleh Unit Pengolah   surat diserahkan ke Unit Kearsipan Bagian Pencatat
       b)      Bagian Pencatat surat menyiapkan 3 kartu kendali semua diisi kecuali kolom Indeks/subjek, Kode Arsip, dan pengolah dikosongkan
       c)      Surat penting dan 3 kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah
       d)      Oleh Bagian Pengarah kartu kendali dilengkapi pengisiannya dengan indeks/subjek, kode arsip dan pengolah. Kartu Kendali I disimpan di Bagian Pengarah
       e)      Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Bagian Ekspedisi.
       f)       Bagian ekspedisi memeriksa kelengkapan surat kemudian surat asli siap dikirim sedangkan surat tindasan dan Kartu Kendali  III diserahkan ke Bagian Penata Arsip
       g)      Kartu Kendali II diserahkan ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat keluar sudah dikirim
       h)      Posisi terakhir setelah surat selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Unit Pengarah, Kartu Kendali II di Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Penata Arsip

B.Surat Biasa

1) Surat Masuk
      a. Surat Biasa diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima  Surat, kemudian diserahkan ke Bagian Pencatat Surat
      b. Bagian Pencatat Surat mencatat data surat biasa pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2.  Sebagai informasi bahwa apabila ada beberapa surat masuk yang ditujukan pada Unit Pengolah yang sama cukup ditulis pada Lembar Pengantar Surat Biasa yang sama
      c. Surat Biasa dan 2 Lembar Pengantar Surat Biasa diserahkan ke Unit Pengolah
      d. Setelah diparaf lembar Pengantar Surat Biasa I diserahkan ke Bagian Pencatat, sedangkan surat biasa dan Lembar Pengantar Surat Biasa  II diarsipakan di Unit pengolah
2)  Surat Keluar
       a. Unit Pengolah membuat surat asli dan tindasan sesuai dengan disposisi pimpinan dan  mencatat data surat pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2
       b. Surat asli, tindasan dan Lembar Pengatar Surat Biasa rangkap 2 diserahkan ke Bagian  Pencatat
       c. Setelah diparaf oleh Bagian Pencatat, Lembar Pengantar Surat Biasa  I disimpan.
       d. Surat asli diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan sedangkan surat tindasan dan Lembar
Pengantar Surat Biasa II diserahkan kembali ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat sudah dikirimkan.

1. Surat Rahasia

1)      Surat Masuk
a)      Surat masuk rahasia diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat
b)      Masih dalam keadaan tertutup, surat diserahkan ke Bagian Pencatat
c)      Bagian Pencatat membuatkan 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia
d)      Surat yang masih dalam keadaan tertutup berikut 2 Lembar Pengantar Surat rahasia diserahkan ke Bagian Pengarah
e)      Oleh Bagian Pengarah, Surat Rahasia berikut 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia diserahkan ke Unit Pengolah
f)       Setelah diparaf, Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Bagian Pengarah sebagai informasi bahwa surat sudah diterima
g)      Surat Rahasia dan Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan di Unit Pengolah
2)      Surat Keluar
a)      Unit Pengolah membuat konsep surat, mengetik, dan memasukkan surat ke dalam sampul surat.
b)      Kemudian dengan dilampiri 2 Lembar Surat Pengantar Surat Rahasia, surat rahasia yang sudah dalam keadaan tertutup diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan
c)      Oleh Bagian Ekspedisi, surat rahasia dikirimkan, Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan
d)      Sedangkan Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Unit Pengolah untuk disatukan dengan surat tindasan.

B. Tata Kearsipan  (Filling System)
Beberapa system kearsipan yang biasa diterapkan di suatu perusahaan/instansi, yaitu  :

1. Sistem Tanggal
2. Sistem Abjad
3. Sistem Masalah
4. Sistem Wilayah
5. Sistem Nomor
6. Sistem Kombinasi

Sebetulnya dari sistem-sistem penyimpanan arsip tersebut pada prinsipnya sama. Yang membedakannya hanyalah cara pengelompokkannya dan pemberian kode arsip,  sedangkan prosedur  kerja yang lainnya pada prinsipnya sama.
1. Prosedur Penyimpanan Arsip
a.      Surat-surat sebelum disimpan dibuatkan Kartu Indeks atau dapat juga dicatat di Buku klapper
b.      Surat dikelompokkan antara surat masuk dengan surat keluar
c.       Surat dikelompokkan berdasarkan kode arsip yang dipergunakan baik untuk surat masuk maupun untuk surat keluar
d.      Kode arsip ditulis di pojok kanan atas surat memakai pinsil
e.      Siapkan Guide dan Tab
f.        Surat-Surat siap untuk disimpan di Tempat Arsip (Filling Cabinet, Odner, Bussiness File atau yang lainnya)
2. Prosedur Penemuan Kembali Arsip
a.         Sebelum surat dicari di Tempat Arsip, lihat dulu data surat pada Kartu Indeks atau Buku Klapper
b.         Setelah yakin surat sudah tersimpan di Tempat Arsip, baru kita mencarinya di Tempat Arsip dengan berpedoman pada kode arsip yang dipergunakan
3. Prosedur Peminjaman Arsip
a.      Arsip surat yang akan dipinjam, terlebih dahulu dibuatkan Bon Peminjaman Arsip rangkap 3
b.      Bon Peminjaman Arsip tersebut, satu disimpan di Tempat Arsip sebagai pengganti arsip yang dipinjam, satu disimpan oleh Arsiparis, dan satu lagi diserahkan ke Peminjam Arsip.

BAGAN PENANGANAN SURAT KELUAR

Penandatanganan surat oleh pimpinan   Penecekan surat   Pengetikan surat   Penomoran & pencatatan surat   Pembuatan Konsep   Perintah pembuatan surta   Penyimpanan surat   Pengiriman surat