PENGERTIAN DAN CONTOH DISPOSISI

PENGERTIAN DAN CONTOH DISPOSISI

Lembar disposisi secara umum berisi informasi nonverbal untuk diterjemahkan secara seksama dan ditindaklanjuti. Disposisi merupakan petunjuk singkat tentang tindak lanjut(penyelesaian) terhadap suatu urusan atau surat masuk. Disposisi dibuat oleh pimpinan untuk staf atau bawahan sesuai dengan bidang keahlian atau kewenangannya. Tujuan pembuatan disposisiialah agar staf dapat menindaklanjuti atau menyelesaikan suatu urusan atau surat masuk sesuai dengan yang dikehendaki oleh pimpinan. Tindak lanjut dapat berupa surat balasan, tindakan-tindakan lain dalam rangka menyelesaikan urusan tersebut.

Sebelum diserahkan kepada pimpinan, surat masuk terlebih dahulu dikendalikan oleh bagian administrasi dan diberi lembar disposisi. Pengisian lembar disposisi yang menyangkut masalah pengagendaan seperti indeks, kode, nomor urut, dan data-data tentang surat dilakukan oleh bagian administrasi. Indeks, kode, dan nomor urut berisi kata/sandi yang bisa digunakan untuk merunut kembali dimana letak surat tersebut dalam agenda atau pengarsipan.

Selanjutnya pimpinan mendisposisikan siapa yang diberi tugas atau tanggung jawab untuk menindaklanjuti, serta bagaimana intruksi-intruksinya.Contoh Surat Disposisi/lembar disposisi

ENGURUS WILAYAH HIMPAUDI SUMATERA UTARA

HIMPUNAN PENDIDIK DAN TENAGA

KEPENDIDIKAN ANAK USIA DINI INDONESIA

LEMBAR DISPOSISI

Nomor Agenda:

Tanggal:

Surat dar                   :

Tanggal                    :

Nomor Surat            :

Perihal                       :

Diajukan Kepada	Isi Disposisi	Paraf

Catatan dan paraf Sekretaris.

Kumpulan Bentuk-Bentuk Surat Lengkap

Kumpulan Bentuk-Bentuk Surat Lengkap - Bentuk Surat Ialah susunan letak bagian-bagian surat (lay out). Bagian-bagian surat ini sangat penting peranannya sebagai bahan identifikasi atau petunjuk dalam memproses surat itu sendiri. Tiap lembaga atau kantor tidak selalu sama dalam memakai bentuk surat , tergantung lembaga atau kantor itu sendiri.

Contoh Bentuk-Bentuk Surat

Secara singkat bentuk-bentuk surat tersebut adalah sebagai berikut:

Pola Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Pola Bentuk Lurus (Block Style)

Pola Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Pola Bentuk Lekuk (Idented Style )

Pola Bentuk Resmi (Official Style)

Pola Bentuk Paragraf Bergantung (Hanging Paragraph)

Pola Bentuk Resmi Gaya Baru

Mengenal Aneka Bentuk Surat

Surat merupakan salah satu instrumen penting dalam menjalankan komunikasi tertulis yang hingga saat ini masih sering dilakukan antar perusahaan. Surat resmi yang biasa digunakan dalam surat dinas mau pun surat niaga memiliki bentuk – bentuk surat yang baku.

Berikut ini adalah bentuk – bentuk surat lengkap beserta penjelasannya untuk membantu mengenali bagaimana tampilan dan bentuk yang tepat ketika membuat surat.

Bentuk – bentuk surat

1.      Bentuk lurus penuh (Full Block Style)

Pada surat bentuk lurus penuh atau Full Block Style, penulisan bagian – bagian surat semuanya dimulai dari kiri. Untuk ukuran batas pinggir kiri 20 dan kanan 80 (elite) atau batas pinggir 15 dan kanan 75 (pica).

2.      Bentuk lurus (Block Style)

Bentuk surat lurus atau Block Style pada dasarnya mirip dengan bentuk surat lurus penuh. Perbedaannya hanya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan juga nama jabatan yang diketik di sebelah kanan atas.

3.      Bentuk setengah lurus (Semi Block Style)

Bentuk surat setengah lurus atau Semi Block Style adalah campuran antara bentuk surat lurus dan bentuk surat lekuk. Pengetikan alamat suratnya sama dengan bentuk surat lurus hanya saja pada pengetikan bagian isi suratnya sama dengan bentuk surat lekuk, yaitu setiap alinea masuk lima hentakan.

4.      Bentuk lekuk (Indented Style)

Bentuk surat lekuk atau Indented Style pada dasarnya hampir sama dengan bentuk surat setengah lurus. Hanya perbedaanya terletak pada penulisan alamat tujuan yang bergerigi.

Baris pertama dimulai dari margin kiri dan baris kedua serta seterusnya dimulai dengan menjorok lima hentakan. Pengetikan tempat dan tanggal, salam penutup, nama dan jabatan diketik disebelah kanan sedangkan pada isi surat setiap pergantian alinea baru, pengetikannya masuk kedalam sebanyak lima hentakan.

5.      Bentuk menggantung (Hanging Paragraph Style)

Bentuk surat menggantung atau yang juga dikenal sebagai Hanging Paragraph Style pada pengetikannya pada baris pertama setiap alinea diketik disebelah kiri, kemudian baris berikutnya masuk lima spasi sampai pergantian alinea.

6.      Bentuk resmi (official Style)

Bentuk surat resmi aa]tau official Style  ini memang sering dipakai oleh instansi – instansi pemerintah untuk penulisan surat dinas. Untuk penulisan alamat diketik di sebelah kanan sedangkan di bagian kiri diketik nomor, lampiran dan perihal.

Deskripsi dan Tugas Administrasi Perkantoran

      Seputar Pengertian Manajemen administrasi perkantora nmerupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.
Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secara teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membentuk keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya, dimana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.
Deskripsi pekerjaan seorang pegawai administrasi perkantoran mencakup berbagai fungsi yang luas. Pegawai administrasi bertanggung jawab buat operasionalisasi organsasai dan tugas yang terdiri atas semua fungsi dari penanganan sumberdaya manusia sampai menyeimbangkan asset keuangan, bergantung pada kebijakan dan kondisi pekerjaan dari oraganisasi tersebut. Pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab buat melakukan berbagai kegiatan organisasi sejalan dengan misi dan visi organisasi.
Tugas seorang administrasi perkantoran memang menjadi multi tasking , selain harus menjalankan administrasi juga menjadi interaksi baik dengan karyawan dan juga pemilik perusahaan. Apa saja sebenarnya yang menjadi tugas dan tanggung jawab seorang pegawai administrasi keuangan?

1. Orang yang mengawasi fungsi staf sehari-harinya dan memastikan produktivitas dengan inspeksi kualitas kerja.
2. Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan wawancara kerja dan terkadang memilih kandidat dan kemudian melatihnya jika diperlukan buat memastikan semua pekerjaan sinkron dengan standar, anggaran dan peraturan lembaga.
3. Pegawai administrasi perkantoran membantu dan mendukung karyawan baru dengan mendidik dan melatih karyawan baru dan juga memberikannya sebuah ide mengenai tanggung jawab khususnya dan juga berkomunikasi dengan syarat dan kondisi kerja. Pada dasarnya membantu mereka sepenuhnya buat mengenalkan karyawan baru pada institusi.
4. Pegawai administrasi perkantoran harus mengelola dan mengatur penggajian dan kemudia akan memastikan keakuratan, waktu dan efisiensi distribusi penggajian karyawan.
5. Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan evaluasi dan penilaian secara terus menerus mengenai kinerja kerja staf dan membantu dalam proses promosinya.
6. Pegawai administrasi perkantoran juga terlibat dalam pekerjaan dasar institusi seperti perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan berbagai kegiatan.
7. Pegawai administrasi perkantoran akan menangani berbagai kegiatan dengan sangat cermat dan melalui pengamatannya bertanggung jawab buat membuat rekomendasi-rekomendasi krusial pada manajemen dan juga menangani kegiatan-kegiatan spesifik dengan perusahaan.
8. Pegawai administrasi perkantoran harus mengeluarkan estimasi pengeluaran tahunan dan menuliskan aturan belanja perusahaan.
9. Tugas pegawai administrasi perkantoran ialah sebagai media antara karyawan dan perusahaan buat membangun koordinasi dan komunikasi di antara keduanya. Tugasnya juga buat berkomunikasi dengan karyawan dan hubungannya sampai pada taraf paling tinggi dari organisasi dan berkerja buat mempertahankan kedekatan kerja sama yang efektif dalam organisasi.
10. Pegawai adminsitrasi perkantoran melakukan serangkaian fungsi sekertaris buat komite atau organisasi. Keahlian dan spesialisasi yang dibutuhkan oleh seorang administrasi perkantoran ialah kemampuan bekerja sendiri dan bekerja dalam sebuah tim. Orangnya harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik lisan maupun tulisan, harus mampu berfungsi sebagai penghubung antara karyawan dan perusahaan.Pengalaman dan kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan oleh orang tersebut buat menjadi pegawai administrasi perkantoran ialah gelar sarjana dalam manajemen dan pengetahuan mengenai peraturan ketenaga kerjaan dan juga harus melek komputer. Beberapa tahu pengalaman sebelumnya akan menjadi nilai tambah bagi manajemen.

• Tugas Pegawai Administrasi Perkantoran
Tugas dari pegawai adminstrasi perkantoran akan bervariasi antar perusahaan, tetapi terdapat beberapa kemampuan primer yang dibutuhkan buat menempati posisi ini. Di antara tugasnya terpentingnya ialah komunikasi dan organisasi.
Telepon yang sangat baik, kemampuan tulisan dan berbicara merupakan kemampuan yang sangat vital, sebab Anda akan berkorenspondensi setiap hari dengan orang-orang yang sangat penting. Karena pegawai administrasi bertanggung jawab dengan hampir semua pekerjaan, kemampuan organisasi yang kuat diperlukan buat keberhasilan pada posisi ini.

1. Menjawab telepon, Menjawab telepon merupakan tugas yang diperlukan bagi pekerjaan ini. Pegawai administrasi perkantoran harus memiliki kemampuan menjawab telepon yang baik serta suara yang ramah menyenangkan. Sebagai administrasi kantor, Anda akan berbicara kepada konsumen, penyalur, dan kalangan professional lainnya. Anda mungkin dibutuhkan buat menjawab pertanyaan, mengetahui alamat atau meneruskan penelepon ke wakil perusahaan lainnya.
2. Penjadwalan, Jika Anda ialah pegawai adminsitrasi kantor tunggal di perusahaan, Anda mungkin akan bertanggung jawab buat menjaga penjadwalan rendezvous dan acara perusahaan. Anda kemungkinan akan bertanggung jawab pada satu orang atau holistik staf. Contohnya meliputi berbagai urusan seperti pengaturan janji dengan klien atau merencanakan rendezvous staf mingguan. Dalam beberapa kasus, pegawai administrasi perkantoran juga berfungsi sebagai asisten pribadi sehingga Anda juga kemungkinan akan mengurusi tukang rumput atau pembersih kolam, konfirmasi pemesanan makan malam atau menyiapkan akomodasi perjalanan buat bos Anda.
3. Komunikasi, Sebagai administrator kantor, Anda mungkin akan menjadi suara perusahaan, sering berbicara atas nama atasan Anda. Karena tugas ini, memiliki kemampuan interpersonal teladan merupakan prasyarat yang sangat signifikan. Anda tak hanya akan berkomunikasi dengan orang dalam atau luar perusahaan, Anda juga akan bertanggung jawab buat menyampaikan informasi-informasi krusial perusahaan. Komunikasi akan berlangsung tatap muka, melalui telefon, melalui surat, faks, dan melalui email .
4. Entri data, Bergantung pada perusahaan dan profesi, Anda mungkin akan bertanggung jawab buat menciptakan dan memelihara data lembar kerja atau memasukkan informasi ke dalam database perusahaan. Sebagai contoh, pegawai administrasi perkantoran pada perusahaan konstruksi mungkin akan menyimpan data lembar kerja dari supplier local dan harga material. Kebanyakan perusahaan juga menyimpan catatan-catatan rinci mengenai infromasi konsumen: alamat, nomor kontak, alamat email dan catatan layanan.
5. Pengorganisasi, Ini ialah kategori yang paling inklusif dan mungkin paling penting. Administrator memberikan sentuhan organisasi dan efisiensi ke seluruh kantor dan dalam aspek-aspek lainnya pada perusahaan. Mereka melakukannya melalui pemeliharaan sistem pengarsipan yang teratur dan rapi.

macam-macam personil kantor

macam-macam personil kantor

MACAM-MACAM PERSONIL KANTOR

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, personil dapat diartikan sebagai pegawai, anak buah atau awak. Ada yang mengatakan personil kantor sebagai karyawan, pegawai negeri, pegawai swasta, karyawan tetap, ataupun karyawan honorer.

1.            Pegawai Negeri, yaitu pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah.

2.             Pegawai Swasta, yaitu pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut.

3.             Pegawai Tetap, yaitu pegawai yang telah diangkat secara resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta.

4.             Pegawai Honorer, yaitu pegawai tidak tetap dan belum memiliki status, gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan. Personil kantor merupakan aparat organisasi dan alat atau sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi, karena personil kantor mengelola informasi-informasi yang diperlukan bagi berjalannya kegiatan organisasi.

1.1.1   Macam-Macam Personil Kantor

1.    Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.    Manajer adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3.    Staf adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan kantor.

4.    Worker atau pegawai adalah para karyawan yang langsung digerakkan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehari-hari.

1.1.2   Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil kantor akan sangat tergantung pada jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor tersebut. Jika kantornya kecil maka kegiatan administrasi dapat dilakukan oleh seorang sekertaris. Jika kantornya besar maka kegiatan administrasinya dibagi menjadi beberapa unit tersendiri yang masing-masing memiliki tanggung jawab dan tugas yang berbeda.

Secara umum ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil kantor, yaitu sebagai berikut:

1.    Direktur, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.

2.    Administrator, bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan surat masuk serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.

3.    Bagian keuangan, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk.

4.    Sekertaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar.

5.    Penerima Tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, juga melayani telepon masuk dan telepon keluar. Personil kantor yang terampil adalah personil yang dapat bekerja sesuai dengan standart/ukuran-ukuran yang telah ditentukan, artinya personil tersebut dapat bekerja sesuai dengan mutu, jumlah dan waktu yang telah ditetapkan.

(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 68)

1.1.3   Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

1.1.3.1  Analisis Jabatan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, analisis adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya. Sedangkan analisis jabatan merupakan suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis jabatan merupakan pedoman untuk penerimaan dan penetapan karyawan serta pedoman kegiatan lainnya dalam mutasi, dan syarat lingkungan kerja.

Manfaat analisis jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Selain itu, analisa jabatan juga berguna untuk:

a.    Perekrutan dan seleksi karyawan

b.    Kompensasi gaji karyawan

c.    Evaluasi jabatan

d.   Penilaian prestasi kerja karyawan

e.    Pelatihan

f.     Promosi dan pemindahan karyawan

g.    Organisasi

h.    Memperkaya pekerjaan

i.      Menyederhanakan pekerjaan

j.      Penempatan karyawan

 

1.1.3.2  Rekrutmen

Setelah menetapkan karakter atau ciri-ciri personil yang akan dibutuhkan, maka perusahaan akan berusaha untuk mendapat personil yang dibutuhkan sesuai dengan kualitas dan kuantitas melalui proses rekrutmen.

Rekrutmen adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik swasta maupun pemerintah.

A.  Penentuan Dasar Rekruitmen

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi harus diuraikan secara jelas dan terperinci sehingga pelamar mengetahui spesifikasi apa saja yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada tersebut. Misalnya, tingkat pendidikan, batas usia, jenis kelamin, latar belakang pendidikan, ketrampilan dan kemampuan yang dimiliki. Dengan demikian jika spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar penentuan rekrutmen, maka karyawan yang diterima akan sesuai dengan uraian pekerjaan dan jabatannya.

B.  Penentuan Sumber-Sumber Rekrutmen

Sumber perekrutan untuk calon tenaga kerja biasanya melalui sumber internal dan eksternal perusahaan.

1)   Sumber Internal, merupakan tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru.

Ø Keunggulan sumber internal

a)    Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi.

b)   Loyalitas karyawan menjadi lebih besar terhadap perusahaan

c)    Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan

d)   Waktu perekrutan relatif singkat

Ø Kelemahan sumber internal

a)    Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan

b)   Kurang adanya wibawa bagi karyawan yang dimutasikan

2)   Sumber Eksternal, merupakan tenaga kerja yang akan mengisi suatu lowongan kerja yang diambil dari luar perusahaan, antara lain melalui sebagai berikut:

a.    Pelamar datang sendiri

b.    Kantor dinas tenaga kerja

c.    Lembaga-lembaga pendidikan

d.   Pemuatan iklan

e.    Referensi seseorang

f.     Mengambil dari persahaan lain

g.    Nepotisme

Ø Keunggulan sumber internal

a)    Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik

b)   Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru

engertian Pekerjaan Kantor Ciri Peran Jenis dan Cara Mengerjakan Buku Kas

 

Pengertian Pekerjaan Kantor Ciri Peran Jenis dan Cara Mengerjakan Buku Kas - Pengertian Bekerja Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan tersebut dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan.

Bagi seseorang pegaai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/ tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja.

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian- kejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin- mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu.

Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

1. Mengumpulkan/menghimpun,  yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.
2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.
3. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Menyimpan,  yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.
6. Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan berkesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.

Pekerjaan Tulis Menulis

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor33 tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar,  sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirim surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar,  agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak luar/masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi/hubungan lebih luas.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis- menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

Mengetik

Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:

• a. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.
• b. Mempercepat pekerjaan tulis menulis.
• c. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.
• d. Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.
• e. Praktis.

Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekerjaan kantor.

Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha (terutamajuru tik) diharapkan memiliki kemampuan dengan kecepatan mini- mal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang jenis- jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.

Pekerjaan Menghitung

Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana diketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-pekerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara lain terdiri dari:

• a. Belanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.
• b. Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.
• c. Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya.\
• d. Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya.

Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku.

Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau  perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha,seperti menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang di bank, mengambil uang simpanan di bank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya.

Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja buku kas di kantor buku A tidak sama dengan bentuk buku kas di kantor

Berikut diberikan satu contoh sederhana tentang cara mengerjakan buku kas.

Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi nama Debet yang memuat penerimaan-penerimaan sedang kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaran-pengeluaran. Keterangan:

Sisi Debet di bagi atas:

– lajur tanggal

– lajur uraian penerimaan

– lajur jumlah uang yang diterima

Sisi Kredit dibagi atas:

– lajur tanggal

– lajur uraian pengeluaran

– lajur jumlah

Menutup dan membuka kembali buku kas:

• a) Menutup buku kas dilakukan tiap akhir bulan.
• b) Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri, kemudian hitung selisih jumlahnya.
• c) Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit, selisihnya ditempatkan pada kolom kredit  lebih besar, selisihnya ditempatkan pada kolom Debet.
• d) Lajur jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil penjumlahan dan garis dua tersebut harus terletak pada satu garis lurus.\
• e) Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya, yang dimulai dengan saldo awal. Saldo Debet ditulis pada kolom Debet dan saldo Kredit ditulis pada kolom Debet.

Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart

Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serta adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan.

Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah analisis. Penyederhanan kerja secara rasional dengan berbagai cara, di antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).

Jadwal

Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut.jadwal juga diartikan sebagai pembagian setangkan pekerjaan berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan khusus dan digantung disekitar ruang kantor yang strategis, agar semua pegawai kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin. Format jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan, jadi mungkin saja format jadwal pada kantor A berbeda dengan format kantor B.

Peranan pekerjaan kantor

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asal kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan.

Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.

Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya.

Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:

1. Bantuan bagi Pimpinan (Staff Function)
   Pekerjaan kantor terdiri  dari kegiatan-kegiatan  membantu pimpinan dalam merencanakan  dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.
2. Pelayanan bagi Masyarakat (Public Service)
   Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas- tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public).

Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru.

Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah:

• a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.
• b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
• c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Ciri-ciri pekerjaan kantor

1. Bersifat Pelayanan

Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.

G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan- pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satua organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.

Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.

2. Merembes Segenap Bagian Organisasi

Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan operatif.

3. Dilakukan Semua Pihak

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor . Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern.

Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

Perincian pekerjaan kantor

Pekerjaan kantor yang meliputi aktifitas manajerial yang di dalamnya terdapat 5 jenis kegiatan pokok (menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dan menyimpan). Apabila masing-masing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan kantor.

Menurut leffingwell dan EM Robinson, yang dikutip Drs. Soedaryono pekerjaan kantor dapat diperinci dalam kegiatan sebagai berikut:

1. Menerima pesanan-pesanan mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal
2. Membuat rekening
3. Menyimpan warkat
4. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai.
5. Mengurus, membagi-bagi, mengirimkan dan menyurat pos.
6. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat (duplicating and addressing work)
7. Macam-macam pekerjaan seperti penelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh (meycelianecus, such as telephone, receiving visitors, messengerservice)
8. Tugas-tugas khusus  dengan maksud  untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
9. Surat menyurat, mendikte, mengetik
10. Membuat warkat, mencatat data yang diinginkan

GR. Terry  telah mengadakan penyelidikan pada perusahaan- perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya masing- masing kegiatan pekerjaan kantor. Hasil penyelidikan menunjukkan bahwa waktu kerja itu mempergunakan tujuh macam kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan perbandingan waktu dalam presentase sebagai berikut:

1. Mengetik (typing)                     = 24,6%
2. Menghitung (calculating)           = 19,5%
3. Memeriksa (checking)              = 12,3%
4. Menyimpan warkat (filling)       = 10,2%
5. menelpon (telephoning)             = 8,8%
6. Menggandakan (duplicating)      = 6,4%
7. Mengirim surat (mailing)           = 5,5%
8. Lain-lain                                  = 12,5%

____________________________________

Jumlah                                        = 100%

Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor menurut Leffing Well dan GR. T erry di atas, penullis menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh,sbb:

1. Pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi:

– Mengetik

– Menghitung

– Memeriksa

– Menstensil

– Membubuhkan cap/stempel

– Menelepon

– Menyalin

– Memilah-milah (sortir)

– Melekatkan

– Menandai

– Menyampul

– Membagi- bagi

2. Bahan baku

Bahan baku yang lazim digunakan dalam pekerjaan kantor adalah:

– Abjad/huruf

– Tanda baca

– Angka

– Tanda hitung, dan

– Garis

– Tulisan

Istilah-istilah Jabatan dalam Perusahaan Serta Fungsinya

:
Setiap perusahaan, baik perusahaan besar maupun kecil, perusahaan barang maupun jasa, semuanya memerlukan struktur perusahaan nan tertata rapi secara hierarki. Sehingga, masing-masing bagian bisa menjalankan fungsinya. Seperti halnya organisasi, perusahaan terdiri atas bagian-bagian dengan tujuan setiap tugas dan fungsi bisa terbagi dengan seimbang sehingga tak ada penumpukkan beban pekerjaan pada salah satu bagian saja.
Struktur perusahaan bisa disusun sedemikian rupa oleh pemilik perusahaan sinkron kebutuhan. Sehingga selain ada pembagian beban kerja nan seimbang, juga dapat menjaga kelangsungan operasional perusahaan dan mencapai target-target nan telah ditetapkan. Akan tetapi ada juga peraturan mengenai perusahaan berkaitan dengan strukturnya, terutama buat perusahaan Perseroan Terbatas (PT).
Undang-Undang Republik Indonesia No. 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (Undang-undang Perseroan Terbatas), secara khusus menyatakan bahwa organ Perusahaan Perseroan Terbatas terdiri atas Kedap Generik Pemegang Saham (RUPS), Dewan Komisaris, dan Direksi. RUPS merupakan kedap para pemilik kapital nan bertujuan memberikan arahan perusahaan dengan membuat garis-garus besar dan memerhatikan ketentuan Aturan Dasar perusahaan.
Dewan komisaris bertugas melakukan supervisi terhadap kinerja perusahaan terutama para jajaran direksi. Dewan komisaris dapat juga termasuk di dalam pemegang saham. Sementara itu, direksi merupakan pengelola perusahaan.
Direksi menjalankan operasional perusahaan sinkron arahan nan ada buat mencapai target-target eksklusif nan ditetapkan perusahaan. Direksi dan dewan komisaris sama-sama mempunyai tanggung jawab buat menjamin kelangsungan perusahaan dan pencapaian target.
Perusahaan lain selain Perusahaan Terbatas (PT), boleh memodifikasi susunan organisasi perusahaan dari taraf atas sampai taraf nan paling bawah. Untuk perusahaan CV, misalnya di bagian puncak perusahaan dipegang langsung oleh pemilik perusahaan sekaligus sebagai direktur ataupun manajer.
Dalam CV juga ada semacam komisaris nan bertugas mengawasi jalannya perusahaan. Namun pada CV ini para pengawas biasanya terdiri atas keluarga atau rekan pemilik sendiri dan kadang juga ikut dalam oprasional perusahaan


Istilah-istilah Jabatan dalam Perusahaan Serta Fungsinya Selain jabatan /posisi nan sudah dijelaskan di atas, ada beberapa jabatan nan umumnya sering kita dengar atau ada di perusahaan loka kita bekerja. Istilah dari jabatan berikut mungkin berbeda dengan nan digunakan di perusahaan-perusahaan tertentu, namun secara garis besar mereka memiliki fungsi dan tanggung jawab nan sama.


1. General Manager General manager atau manajer generik dalam bahasa Indonesia ialah jabatan teknis nan dimiliki seorang pemimpin operasional perusahaan. Manajer generik dalam struktur perusahaan sering disebut sebagai pemimpin perusahaan sebab memang dialah nan memimpim jalannya perusahaan walaupun sebenarnya dia masih termasuk level pekerja sebab ia bekerja atau dipekerjakan oleh pemilik perusahaan atau dewan direksi.
Manajer generik mengepalai para manajer fungsional nan bertugas di bidang atau unit kerja masing-masing. Pada perusahaan nan tak terlalu besar, biasanya hanya ada satu manajer umum. Namun pada perusahaan raksasa dibutuhkan beberapa manajer generik nan mengepalai setiap bidang nan berbeda-beda. Manager generik bertanggung jawab buat menjamin kelancaran kinerja perusahaan dan berwenang membuat keputusan-keputusan strategis.


2. Manager Manager/manajer ialah pimpinan dari satu unit pekerjaan atau bagian dalam perusahaan. Oleh sebab itu manajer sering juga disebut sebagai kepala bagian atau pimpinan/kepala unit. Sebagai pimpinan dari satu bidang atau unit perusahaan dia bertanggung jawab penuh pada bagian nan dipimpinnya.
Misalnya, manajer produksi bertanggung jawab penuh terhadap segala proses produksi serta orang-orang nan ada di bagian produksi. Jenis-jenis manajer sinkron bidangnya dalam perusahaan di antaranya manajer produksi, manajer marketing, manajer opersional, manajer gudang, manager keruangan, manajer/Kepala bagian HRD, dan sebagainya.


3. Supervisor Pada bagian perusahaan nan memerlukan banyak karyawan, misalnya bagian produksi dan marketing, seorang manajer biasanya dibantu oleh beberapa asisten manajer atau supervisor. Supervisor ini merupakan kepala regu atau unit dalam satu bagian.
Misalnya pada bagian produksi terdapat 200 karyawan nan dipimpin oleh 10 supervisor. Masing-masing supervisor membawahi 20 karyawan bagian produksi. Demikian juga pada bagian nan lainnya.
Dalam struktur perusahaan, supervisor berperan sebagai jembatan antara manajer sebagai pembuat kebijakan dan karyawan sebagai pelaksana. Dengan demikian supervisor bertugas buat menerjemahkan dan menjelaskan instruksi dari manajer kepada para karyawan.
Ia juga menjadi pemimpin para karyawan nan harus memantau kinerja karyawan dan memberikan arahan, pendidikan, teladan, serta motivasi. Setiap hari supervisor kerjanya melakukan pengawasan kepada para bawahannya agar bisa menjalankan tugas dan tanggung jawabnya serta mengkoordinir pencatatan administrasi seperti lembur, perizinan dan sebagainya.


4. Kepala Cabang Kepala cabang ialah pimpinan unit perusahaan nan bertugas di kantor nan jauh dan terletak di luar kota atau luar area perusahaan inti/pusat. Kantor cabang biasanya dimiliki oleh perusahaan nan cukup besar.
Tugas dari kepala cabang nan ialah memimpin perusahaan spesifik di cabang/area ia berada. Kepala cabang biasanya memiliki target-target eksklusif nan harus dipenuhi berkenaan dengan posisi cabangnya.
Posisi ini juga berwenang penuh dalam membuat kebijakan kantor cabangnya. Ia juga bertanggung jawab terhadap keuangan cabang, serta berkewajiban memberikan laporan kepada direksi atau pemiliki perusahaan mengenai perkembangan cabangnya.
Jika kepala cabang mempunyai prestasi baik, apalagi dapat melebihi target, maka ia biasanya dipromosikan ke kantor pusat buat menempati jawabatan nan lebih tinggi.


5. General Affair/Bagian Umum General affair atau sering disebut bagian generik ialah jabatan setingkat manajer nan mengurusi hal-hal generik dalam kantor/perusahaan. Seperti penataan asset, penyediaan fasilitas dan inventaris, perawatan gedung, dan sebagainya. Bagian ini membawahi bagian-bagian lain nan berfungsi menunjang kinerja perusahaan seperti staf administrasi, front office, office boy, bagian keamanan, cleaning service, dan supir.


6. Staf Administrasi Fungsi primer staf administrasi ialah buat mendukung kelancaran operasional perusahaan dalam layanan administrasi perkantoran, penyediaan fasilitas, serta melaksanakan kegiatan pelayanan perusahaan.
Di antara tugas keadministrasian ialah kegiatan pengarsipan, melakukan surat menyurat dan dokumentasi kegiatan. Setiap hari, staf administrasi melakukan pencatatan dan penilaian mengenai keadministrasian perusahaan dan karyawan. Staf administrasi bertugas mengelola absensi, menyediakan alat tulis kantor, membuat surat pengajuan fasilitas, dan sebagainya.


7. Marketing Marketing merupakan ujung tombak perusahaan. Kinerja marketing menentukan perkembangan perusahaan. Bagian ini sinkron namanya bertugas buat menjual barang atau jasa nan diproduksi oleh perusahaan kepada masyarakat.
Marketing bertanggung jawab menciptakan dan mengelola rekanan dengan konsumen. Marketing juga memiliki sasaran penjualan nan disepakati di awal dia bekerja dengan perusahaan.
Marketing perusahaan nan menghasilkan barang bertugas menjual barang secara riil kepada konsumen, biasanya dia membawa barang tersebut kepada calon pembeli. Sementara marketing perusahaan jasa menawarkan berbagai jasa nan dapat dikerjakan oleh perusahaannya kepada klien atau calon konsumen.
Selain bagian-bagian serta fungsinya di atas, masih ada lagi fungsi lain nan bisa dibentuk di sebuah perusahaan. Misalnya sekretaris, bagian ini biasanya perorangan nan ditempatkan di bagian-bagian strategis dengan intensitas dan tanggung jawab tinggi. Sekretaris dapat menjadi staf dari seorang direktur, manajer umum, manajer, dan kepala cabang.
Masih ada bagian dari struktur perusahaan nan tak disebutkan. Selain sebab adanya disparitas istilah, fungsi di atas pun masih dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Namun satu hal nan perlu diperhatikan dalam sebuah struktur perusahaan ialah efisiensi. Setiap bagian harus menunjang efektivitas kinerja perusahaan dalam pencapaian target, bukan sebaliknya malah menjadi beban sebab setiap bagian harus mendapatkan gaji dari perusahaan.