soal pilihan berganda MPB ( Managemen Perjalanan Bisnis)

1.    Istilah manajemen berasal dari “manage” yang berasal dari bahasa ... yaitu ...

a.    Latin, Maneggio

b.    Italia, Maneggiare

c.    Inggris, Management

d.    Sanskerta, Maneggio

e.  Italia, Maneggio

2.    Apa yang dimaksud dengan manajemen .....

1. Ilmu dan seni tentang penggunaan sumber daya yang terbatas untuk pemenuhan kebutuhan manusia yang tak terbatas.
2. Ilmu dan seni dalam memimpin orang atau sumber daya manusia.
3. Ilmu untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal dalam rangka pemenuhan kabutuhan organisasi untuk mencapai tujuan misi dan visi perusahaan.
4. IImu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
5. Ilmu perencanaan, pengaturan dan pelaksanaan hubungan antar manusia dengan organisasi.

3.    Ilmu manajemen menurut G.R Terry adalah ...

1. Suatu ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi.
2. Proses Perencanaan (planning), Pengorganisasian (organising), Memimpin (Leadership), dan Pengawasan (controlling) usaha dari suatu organisasi dan dari sumber-sumber organisasi lainnya untuk mencapai tujuan tertentu.
3. Menyelenggarakan sesuatu dengan menggerakkan orang-orang, uang, mesin, dan alat-alat sesuai kebutuhan.
4. Pencapaian tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dengan menggunakkan kegiatan orang lain.
5. Penyelesaian pekerjaan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.

4.    Ilmu manajemen menurut Stoner  adalah ...

1. Kemampuan dan ketrampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai tujuan tertentu melalui orang lain
2. Suatu proses yang khas yang terdiri atas tindakan Perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian untuk mencapai tujuan tertentu melalui pemanfaatan sumber daya.
3. Suatu ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi.
4. Usaha mencapai tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain.
5. Proses Perencanaan (planning), Pengorganisasian (organising), Memimpin (Leadership), dan Pengawasan (controlling) usaha dari suatu organisasi dan dari sumber-sumber organisasi lainnya untuk mencapai tujuan tertentu

5.    Fungsi manajemen menurut Henry Fayol adalah  ...

a.   Planning, Organizing, Actuating, Controlling

b.  Planning, Organizing, Comanding, Coordinating, dan Controlling

c.   Planning, Organizing, Motivating, Conditioning, Controlling

d.   Planning, Organizing, Staffing, Directing,  Controlling

e.   Planning, Staffing, Coordinating, Reporting, Budgeting, Organizing, Directing

6.    Salah satu tugas dari Manajemen puncak adalah ...

1. Menetapkan kebijakan operasional
2. Mengawasi pada pekerja.
3. Melakukan semua pekerjaan tingkat operasional.
4. Bertanggung jawab pada Middle Management.
5. Bertanggung jawab pada lower management.

7.    Aliran manajemen yang memfokuskan pemikiran pada usaha untuk mencapai kepuasan pelanggan adalah ...

1. Aliran klasik
2. Aliran Manajemen mutu
3. Aliran perilaku
4. Aliran manajemen ilmiah
5. Aliran analisis system

8.    Keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer adalah ...

1. Formal, informal dan teksnis
2. Formal, teknis dan manajerial
3. Konseptual, formal dan teknis
4. Konseptual, Kemanusian dan teknis
5. Perencanaan, organisasi dan evaluasi

9.    Studi ilmu manajemen sangat dibutuhkan dalam setiap organisasi karena alasan sebagai berikut, kecuali ...

a.   Mencapai tujuan organisasi

b.  Menghilangkan potensi konflik dalam organisasi

c.   Mencapai efisiensi organisasi

d.   Mencapai efektifitas organisasi

e.   Memperlancar tugas sehari-hari

10.  Ibu Esti memiliki keahlian dalam merencananakan bentuk kemasan tiap produk. Hal ini menyebabkan tampilan produk sangat menarik sehingga meningkatkan omzet penjualan. Ibu Suri merupakan orang yang tepat melakukan kegiatan manajemen di bidang ...

a.   Operasional/produksi

b.   Keuangan

c.   Personalia

d.   Pemasaran

e.   Perkantoran

11.  Yang bukan merupakan fungsi manajemen menurut G.R. Terry adalah ...

1. Planning
2. Organizing
3. Actuating
4. Directing
5. Controlling

12.  Salah satu kegiatan badan usaha yang dilakukan oleh pimpinan untuk menggerakkan karyawan agar bekerja keras dengan tujuan yang telah ditetapkan dan memberikan motivasi kerja serta suasana kerja yang nyaman, hal yang dilakukan pimpinan tersebut adalah termasuk dalam fungsi manajemen ...

a.   Planning

b.   Organizing

c.   Actuating

d.   Directing

e.   Controlling

13.  Salah satu kebaikan sistem organisasi garis adalah ...

a.   Terdapat spesialisasi

b.  Adanya kesatuan komando

c.   Proses menduduki jabatan kecil

d.   Maju mundurnya perusahaan tergantung satu orang

e.   Koordinasi hanya perlu pada pimpinan eselon bawahan

14.  Salah satu fungsi organisasi adalah ...

1. Membagi pekerjaan, menetapkan tugas dan tanggung jawab
2. Adanya pendelegasian wewenang dari manajemen puncak kepada manajemen pelaksana.
3. Membentuk susunan jabatan dan peranan
4. Adanya pembagian kekuasaan antar masing-masing departemen.
5. Adanya tanggung jawab yang sinergi antara masing-masing bagian dalam perusahaan.

15.  Fungsi manajemen yang pertama kali harus dilakukan manajemer untuk menjalankan organisasi secara efektif dan effisien adalah ...

a.      Pengorganisasian

b.      Pengawasan

c.      Perencanaan

d.      Pengarahan

e.      Pengendalian

16.  Di bawah ini adalah kebaikan organisasi fungsional, kecuali ...

1. Tugas karyawan dapat dibagi secara tegas
2. Produktivitas tinggi
3. Koordinasi bagi karyawan pada fungsi yang sama mudah karena terdapat persamaan tugas
4. Koordinasi secara menyeluruh sulit dilakukan
5. Koordinasi terus menerus pada hanya di jenjang atas.

17.  Fungsi manajemen untuk menggerakkan orang-orang untuk bekerja sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan adalah ...

1. Planning
2. Organizasing
3. Actuating
4. Controlling
5. Directing

18.  Jabatan direktur utama dalam perusahanaan termasuk dalam tingkatan ...

a.   Dewan komisaris

b.  Manajemen puncak

c.   Manajemen menengah

d.   Manajemen tingkat bawah

e.   Semua level manajemen

19.  Pak Francis adalah seorang manajer personalia merencanakan penerimaan pegawai baru. Dalam rangka merealisasikan rencananya, Pak Francis melakukan kegiatan-kegiatan mulai dari menetukan panitia, menetapkan tugas, dan tanggung jawab masing-masing individu, serta pendelegasian wewenang kepada bawahan. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh Pak Francis sesuai dengan fungsi manajemen, yaitu ...

a.   Forcasting

b.   Controlling

c.   Planning

d.  Organizing

e.   Actuating

20.  Pengendalian mutu  adalah salah satu bagian dari ...

1. Manajemen Produksi
2. Manajemen Perkantoran
3. Manajemen Sumber daya manusia
4. Manajemen Pemasaran
5. Manajemen Keuangan

21.  Dalam sistem persediaan pada manajemen produksi penanganan yang terbaik adalah dengan penghitungan jumlah persediaan yang disebut dengan ...

1. Lay out produksi
2. Economic Order Quantity
3. Segmenting
4. Pengendalian mutu
5. QualityControl

22.  Proses indentifikasi sekelompok konsumen homogen yang akan dilayani oleh perusahaan adalah ...

1. Targeting
2. Segmenting
3. Positioning
4. Planning
5. Controlling

23.  Yang  dimaksud  dengan Marketing Mix adalah ...

1. Sales, Discount, Promosi dan Harga
2. Planning, Pricing, Promotion, Controlling
3. Periklanan, Publisitas, Direct sales, Distribution
4. Product, Place, Price , Promotion
5. Konsumsi, produksi, distribusi

24.  Perhatikan pernyataan berikut ini :

1.   Kualitas barang atau produk

2.   Bentuk barang

3.   Mudah mendapatkan barang

4.   Pelayanan purna jual

5.   Tidak ada barang penggantinya

Yang perlu diperhatikan dalam kepuasan jangka panjang adalah ...

a.   1,2 dan 3

b.   2,3 dan 4

c.   3,4 dan 5

d.  1,3 dan 4

e.   2,4 dan 5

25.  Ada beberapa akibat dari penilaian karyawan diperusahaan, kecuali ...

1. Dipindah ke perusahaan lain
2. Pertimbangan untuk memberhantikan
3. Dipindahkan ke pekerjaan yang lebih sempit
4. Dipindah ke jabatan lain
5. Promosi

26.  Menurut Henry Fayol, apabila bawahan menerima berbagai tugas yang berbeda dari banyak atasan maka karyawan akan mengalami kebingungan dan sulit menentukan mana yang harus dilaksanakan. Prinsip umum yang seharusnya diterapkan perusahaan dalam hal ini adalah ...

a. Tata tertib
b. Otoritas dan tanggung jawab
c. Kesatuan komando

d. Sentralisasi dan desentralisasi
e. Kesatuan pengarahan

27.  Berikut yang bukan merupakan prinsip manajemen  menurut Hanry Fayol adalah ...

a.    Penonjolan diri

b.    Pembagian kerja

c.    Kesatuan perintah

d.    Remunerasi

e.    Otoritas atau wewenang

28.  Teori manajemen yang memusatkan kajiannya pada aspek manusia dan perlunya memahami manusia. Aliran ini menggunakan disiplin ilmu psikologi dan sosiologi dalam menerapkan teori-teorinya. Teori ini disebut ...

a.    Aliran klasik

b.    Aliran manajemen ilmiah

c.    Aliran analisis sistem

d.    Aliran manajemen mutu

e.    Aliran perilaku

29.  Pemimpin yang mengambil keputusan tanpa melibatkan bawahan disebut ...

a.    Otoriter

b.    Demokratis

c.    Bebas

d.    Personal

e.    Adil

30.  Aliran manajemen berdasarkan hasil diperkenalkan pertama-tama oleh ...

a.    Henry Fayol

b.    Geroge Terry

c.    Ernest Dale

d.    Peter Drucker

e.    William Newman

31.  Menetapkan seseorang untuk menempati suatu jabatan dalam organisasi dengan memegang prinsip “the right man on the right place” merupakan pelaksanaan dari fungsi ...

a.    Planning

b.    Organizing

c.    Actuating

d.    Motivating

e.    Controlling

32.  Berikut adalah hal-hal yang dibahas dalam manajemen :

1.    Sumber dana

2.    Penerimaan pegawai

3.    Penggunaan dana

4.    Pengawasan penggunaan dana

5.    Promosi dan mutasi

     Hal-hal yang termasuk ruang lingkup manajemen keuangan adalah ...

a.    1, 2, 3

b.    1, 2, 4

c.    3, 4, 5

d.    1, 3, 4

e.    2, 3, 4

33.  Berikut adalah tujuan dari fungsi-fungsi manajemen :

1.    Mengetahui jalannya program

2.    Mengetahui hasil pekerjaan

3.    Memberi motivasi kerja

4.    Membagi pekerjaan

5.    Mengembangkan ketrampilan dan kemampuan staff

6.    Memperbaiki kesalahan yang dibuat pegawai

Hal-hal yang termasuk tujuan dari fungsi manajemen controlling adalah ...

a.    1, 2, 3

b.    1, 2, 4

c.    2, 3, 4

d.    4, 5, 6

e.    1, 2, 6

34.  Kemampuan yang harus dimiliki oleh manajemen tingkat menengah adalah ...

a.    Kemampuan teknis melebihi lower management

b.    Konseptual melebihi lower management dan menekankan pada ketrampilan manusiawi

c.    Teknis melebihi lower management dan top management dan tidak ada ketrampilan manusiawi

d.    Konseptual melebihi top management

e.    Kemampuan personalia, teknis dan konseptual dibawah lower management

35.  Terdapat empat unsur penting yang perlu diperhatikan perusahaan dalam memasarkan produknya kepada konsumen. Keempat unsur tersebut (4P) adalah ...

a.    Person, product, price, promotion

b.    Product, place, power, price

c.    Person, power, place, promotion

d.    Product, price, promotion, place

e.    Person, promotion, place, product

36.  Kepuasan jangka panjang dapat terpenuhi dengan memperhatikan hal-hal berikut, kecuali ...

a.    Diskon dan pelayanan purna jual

b.    Kualitas produk dan kemudahan mendapatkan produk

c.    Pelayanan purnajual dan keuntungan

d.    Mudah mendapatkan produk dan kualitas produk

e.    Diskon dan keuntungan

37.  Berikut urutan proses pemilihan pasar yang benar adalah ...

a.    Segmentasi, Targeting, Positioning

b.    Segmentasi, Positioning, Targeting

c.    Targeting, Segmentasi, Positioning

d.    Targeting, Positioning, Segmentasi

e.    Positioning, Targeting, Segmentasi

38.  Ketika merancang sistem produksi, manajemen harus mempertimbangkan, kecuali ...

a.    Rancangan produk

b.    Proses produksi

c.    Penilaian pegawai

d.    Rancangan jasa

e.    Lokasi dan tata letak

39.  Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja (PHK) dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan disebut ...

a.    Manajemen Produk

b.    Manajemen Pemasaran

c.    Manajemen Keuangan

d.    Manajemen Personalia

e.    Manajemen Administrasi

40.  Tindakan memantau kinerja atau tindakan membandingkan hasil-hasil dengan tujuan, serta tindakan mengadakan perbaikan, proses pengumpulan dan penafsiran umpan balik kinerja sebagai dasar tindakan konstruktif dan perbaikan-perbaikan bila dipandang perlu, merupakan pengertian dari fungsi manajemen ...

a.    Coordinating

b.    Controlling

c.    Actuating

d.    Planning

e.    Organizing

41.  Menentukan sumber dana yang diperlukan, mengalokasikan sumber keuangan yang ada pada segala aktivitas perusahaan atau penyusunan anggaran pengeluaran, dan melakukan pengawasan terhadap penggunaan dan pemanfaatan keuangan, merupakan langkah yang ditempuh oleh manajemen ...

a.    Produksi

b.    Pemasaran

c.    Keuangan

d.    Administrasi

e.    Personalia

42.  Keahlian untuk berkomunikasi, bekerjasama dan memotivasi orang lain disebut ...

a.    Konseptual

b.    Simpati

c.    Teknis

d.    Interpersonal

e.    Comunication

43.  A. Mandor

B. Direktur utama

C. Kepala bagian

D. Pengawas lapangan

E. Dewan direksi

F. Supervisor

Yang merupakan bagian dari lower manajemen yaitu ...

a.    A, B, C

b.    B, C, D

c.    A, D, F

d.    C, E, F

e.    B, D, F

44.  Tingkat manajemen yang bertugas memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional adalah ...

a.    Top management

b.    Middle management

c.    Lower management

d.    Personalia

e.    Organizing

45.  Planning, Organizing, Motivating, Controlling, Evaluating merupakan fungsi manajemen menurut ...

a.    Henry Fayol

b.    Harlod Koontz

c.    M. Gullick

d.    George R. Terry

e.    Sondang P. Siagian

46.  Kegiatan pengkoordinasian perlu memperhatikan hal-hal berikut, kecuali ...

a.    Evaluasi

b.    Koordinasi

c.    Integrasi

d.    Sinkronisasi

e.    Simplifikasi

47.  Penentuan tujuan yang jelas, pembagian kerja, pelimpahan wewenang, kesatuan komando, rentangan kekuasaan merupakan prinsip-prinsip dari ...

a.    Planning

b.    Organizing

c.    Actuating

d.    Controlling

e.    Directing

48.  Berikut yang merupakan penerapan fungsi manajemen actuating di sekolah (OSIS) adalah ...

a.    Menentukan suber daya yang dibutuhkan

b.    Menerapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab

c.    Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan

d.    Melakukan koordinasi antar bagian agar terhindar dari komunikasi yang buruk

e.    Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja efektif dan efisien dalam mencapai tujuan

49.  Perkembangan terakhir yang relatif baru dalam manajemen adalah konsep 7S dari ...

a.    McKinsey

b.    William H. Newman

c.    George R. Terry

d.    Prof. Eiji Ogawa

e.    Henry Fayol

50.  Dapat menjalani hubungan baik antar anggota organisasi, struktur anggota dapat mengetahui tugas, kewajiban dan tanggung jawabnya, spesialisasi dalam melakukan tugas. Merupakan manfaat ...

a.    Planning                       d. Controlling

b.    Actuating                      e. Coordinating

c.    Organizing

soal pilihan berganda peljaran MPP (Mengaplikasikan Pelayanan Prima)

Soal Memberikan Pelayanan Kepada Pelanggan Pilihan Berganda

Soal memberikan pelayanan kepada pelanggan dibawah ini berjumlah 10 butir soal dengan pilihan A sapai dengan E. Semoga soal ini dapat membatu dalam menjawab soal-soal administrasi perkantoran. Berikut kesepuluh soal tersebut.

1. Pelayanan prima adalah...
   A. pelayanan yang diberikan oleh produsen kepada pelanggan/konsumen
   B. pelayanan yang diberikan agar pelanggan kembali lagi
   C. pelayanan yang dilakukan untuk memberikan bantuan kepada pelanggan yang membutuhkannya
   D. pelayanan yang terbaik diberikan oleh produsen/pelayan kepada pelanggannya
   E. pelayanan yang diharapkan mampu membuat pelanggan senang
2. Berikut ini tindakan/sikap yang didasarkan pada konsep attention yaitu...
   A. mengucapkan terima kasih
   B. menerima kedatangan pelanggan dengan senyum dan ramah
   C. mendengarkan keluhan pelanggan dengan seksama
   D. mencatat pesanan pelanggan
   E. menggunakan bahasa dan berperilaku yang sopan
3. Karakteristik pelanggan pria adalah...
   A. suka menawar
   B. suka to the point
   C. fashionable
   D. kurang percaya diri
   E. suka minta penjelasan
4. Pelayanan kepada anak-anak dapat dilakukan dengan cara...
   A. memberi diskon
   B. memberi penjelasan yang meyakinkan
   C. memberi pujian
   D. memberi tempat yang nyaman
   E. memberi kesempatan untuk mengambil keputusannya sendiri
5. Cara terbaik melayani pelanggan yang sudah tua adalah...
   A. memberikan layanan dengan sabar
   B. berikan penjelasan yang terperinci
   C. berikan pilihan dengan cepat
   D. berikan tren-tren terbaru
   E. berikan pujian
6. Terhadap pelanggan yang bergaya "artist" pelayanan yang sebaiknya tidak dilakukan adalah...
   A. memperhatikan gayanya
   B. menunjukkan tren-tren terbaru
   C. menunjukkan barang-barang bermerek
   D. mengkritik penampilannya
   E. menyanjungnya
7. Pada saat sedang bertugas sebagai admin di bagian penanganan berkas, tiba-tiba penyakit asma rekan kerja anda kambuh, sementara dia sedang menyelesaikan tugas dari pimpinan yang sangat penting dan mendesak. Saat ini pimpinan sedang rapat. Rekan kerja anda mengatakan bahwa tak mampu lagi melanjutkan pekerjaanya dan meminta bantuan anda. Hal yang sebaiknya Anda lakukan ialah...
   A. menolak dengan halus, karena itu bukan kewajiban Anda
   B. menyampaikannya kepada pimpinan, dan membiarkan pimpinan mengambil keputusan
   C. menyampaikan kepada pimpinan masalah tersebut, apakah diperbolehkan untuk digantikan
   D. menerima tugas tersebut dengan berat hati
   E. menerima tugas tersebut, tetapi setelah menyelesaikan tugas sendiri yang mendesak
8. Terdapat istilah "pembeli adalah raja". Berikut ini pernyataan yang kurang tepat untuk mengekspresikan hal tersebut adalah...
   A. tidak boleh komplain atas semua perilaku pembeli
   B. layani dengan sebaik-baiknya
   C. upayakan mereka merasa puas
   D. jangan mudah tersinggung atas sikapnya
   E. selalu bersikap ramah dan sopan
9. Kebutuhan penelepon ketika melakukan panggilan telepon adalah...
   A. pelayanan telepon sesuai standar yang berlaku
   B. pelayanan telepon yang detail dan panjang
   C. pelayanan telepon yang "to the point"
   D. pelayanan telepon yang sigap
   E. pelayanan telepon dengan penuh simpati
10. Hal yang perlu dihindari dalam memberikan pelayanan prima kepada pelanggan yaitu...
    A. sabar
    B. ramah dan sopan
    C. memberikan penjelasan yang detail pada semua pelanggan
    D. melakukan kontak mata dengan pelanggan saat bertemu
    E. menjaga penampilan terbaik

 Menangani Surat Masuk

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.
Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;

1. Sistem buku agenda
2. Sistem kartu kendali

1. Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

Buku agenda ada 3 macam;

1. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
2. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
3. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

1. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
2. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
3. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
4. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
5. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat
6. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
7. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
8. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a)Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.
Tugas penerima surat adalah:

1. mengumpulkan setiap surat yang masuk,
2. meneliti ketepatan alamat
3. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

b)Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

c)      Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

d) Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

e)Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

1. Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
2. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

Contoh:
f) Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor. 

2.      Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali

1. Pengertian kartu kendali

Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat

1. Ciri-ciri kartu kendali

1) Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa
2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau      dan Lembar 3 berwarna merah

1. Keuntungan menggunakan kartu kendali

–          Lebih efisien dibanding buku agenda
–          Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
–          Menghilangkan pencatatan berulang
–          Mudah melacak lokasi surat yang diproses
–          Memudahkan penyusunan arsip
–          Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

1. Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia

Kategori surat penting adalah sebagai berikut.

• Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
• Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.

• Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
• Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.
Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.

• Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
• Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

1. Prosedur surat masuk penting

a)      Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.
Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

• Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
• Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
• Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.

b)      Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.
Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.



Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.
1)      Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
2)      Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat.
Kolom kartu kendali:
–          Indeks: Diisi indeks surat
–          Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
–          Tanggal: Diisi tanggal terima surat
–          No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
–          M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
–          Perihal: Diisi hal surat
–          Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat
–          Lampiran: Lampiran surat
–          Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
–          Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
–          Tanggal surat: Diisi tanggal surat
–          No surat: Diisi nomor surat
–          Pengolah: Diisi unit pengolah
–          Paraf: Diisi paraf pengolah surat

c)      Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai herikut.
1)      Menerima surat yang telah dilampiri tiga lemhar kartu kendali.
2)      Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
3)      Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
4)      Mengamhil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
5)      Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.

d)      Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian herikut.
1)      Tata usaha unit pengolah
Tugasnya adalah sehagai herikut.
a)      Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sehagai hukti hahwa surat sudah diterima.
b)      Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat.
c)      Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat herikut lemhar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
d)     Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 clan 2 yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
e)      Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat herikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi.
f)       Menerima surat dan lembar disposisi 1 kemhali dari pelaksana, jika surat tersehut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beherapa lama. Jika surat tersehut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat herikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sehagai hukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.
2)      Pimpinan unit pengolah
Tugasnya adalah sebagai berikut.
a)      Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit pengolah
b)      Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
c)      Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha unit pengolah.
3)      Pelaksana
Tugasnya adalah sebagai berikut.
a)      Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
b)      Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
c)      Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

e)      Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.
1)      Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
2)      Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3.
3)      Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

1. Prosedur pengurusan surat masuk biasa

Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.
1)      Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
2)      Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
3)      Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

1. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia

Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.
1)      Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
2)      Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
3)      Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
4)      Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
5)      Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar